מאורסים טריים: איך מתחילים בארגון חתונה?

זהו, הוא (או היא?) שלף את הטבעת ואמרת "כן!" לשאלת מיליון הדולר. אחרי כך וכך שנים ביחד, החלטתם למסד את הקשר, ואין כמו מסיבה המונית יותר או פחות, כדי לחגוג את אהבתכם הגדולה. העניין הוא, שארגון חתונה הוא לא עסק פשוט. הוא כרוך בשלבים רבים וקריטיים להצלחת האירוע הזה, שכולנו שואפים שיהיה אירוע של פעם אחת בחיים, ושיהיה מיוחד ובלתי נשכח עבור האורחים שלנו, כמעט כמו שהוא עבורנו, הזוג המתחתן.

תכנון חתונה הוא עניין המצריך עבודה מסודרת ומאורגנת, תכנון קפדני תוך ירידה לפרטי פרטים, וקבלה של הרבה החלטות לאורך הדרך, שישפיעו על הצלחת האירוע וגם על האופי, המראה, האווירה ושביעות הרצון של האורחים, בסופו של דבר. 

בואו ננסה לעשות קצת סדר ולדבר על הדברים החשובים, בסדר יורד, החל מההחלטות והצעדים החשובים ביותר, ועד הפרטים הקטנים, שניתן קצת לדחות את הטיפול בהם להמשך הדרך.

בשלב הראשון – קבלת החלטות קריטיות

כאמור, הפקת אירוע בסדר גודל של חתונה, גם אם היא קטנה ומצומצמת, כרוכה בקבלת החלטות ראשוניות, שלמעשה יכתיבו את כל האופי של האירוע, וחייבים להתמודד איתן כבר בשלבים הראשונים. בשלב הראשון, תצטרכו אתם בני הזוג, להחליט ביניכם לבין עצמכם – מהו גודל האירוע בו אתם מעוניינים? האם אתם טיפוסים מוחצנים, חובבי מסיבות גדולות וסוערות ותמיד חלמתם על אירוע חתונה הוא הפקת ענק? אולי אתם בכלל טיפוסים רגועים יותר, אבל להורים שלכם חשוב מאוד להזמין את כל בני המשפחה המורחבת והחברים, ואין מנוס מלהרים אירוע גדול? אולי דווקא, לאור שנת הקורונה, הבנתם את היתרונות שבאירועים אינטימיים, ודווקא מתחשק לכם לשמור על רשימת מוזמנים קצרה ומצומצמת? הכל לגיטימי, אבל חייבים לקבל החלטה חד משמעית בהקדם. כמו כן, בשלב הזה מומלץ להחליט באיזה אזור בארץ, פחות או יותר, אתם מעוניינים לערוך את החתונה.

בשלב הבא – תיעוד ורישום של כל פרמטר בהפקה

כעת, לאחר שנסגרתם בגדול על היקף החתונה ועל האזור, זהו הזמן להתחיל להכניס סדר ומשמעת לתוכנית, ואת זה, יודע כל מפיק, עושים בעזרת רישום דיגיטלי מסודר, רצוי בטבלאות אקסל. מומלץ לפתוח קובל שירכז את כל היבטי הפקת החתונה, בחלוקה לגיליונות לפי נושאים – אולם חתונה, קייטרינג, די.ג'יי, עלויות, משימות וכו'. כשעובדים מסודר, הכל מתנהל על הצד הטוב ביותר, ויש פחות מקום לטעויות ולשכחה של מטלות חשובות.

אחרי שנסגרתם על אזור בארץ – לסגור אולם אירועים

במקרה שלא ידעתם, מסתובבים ביניכם עוד זוגות רבים שהתארסו בשנה האחרונה ונאלצו לדחות ולדחות את החתונה, וכעת, לאחר החיסונים, כולם כולם כולם – עלו שוב על גל תכנון החתונה שלהם. אנחנו מספרים לכם את זה כדי למנוע מצב בו אתם "נרדמים בשמירה" ונשארים עם מעט מדי אופציות לאולם אירועים מתאים לחתונה שלכם. במילים אחרות, כדאי למהר ולהסגר על עצמכם, ולאחר שהבנתם כמה מוזמנים פחות או יותר יהיו בחתונה, ואיפה פחות או יותר אתם רוצים לערוך אותה, כדאי להתחיל ליצור קשר עם אולמות אירועים רלוונטיים, ולמהר לסגור תאריך ושעה, בזמן שעוד אופציות רבות וטובות פתוחות בפניכם.

מיד לאחר האולם – לבחור חברת קייטרינג לחתונה

עוד עניין שנחטף כמו לחמניות חמות, הוא חברות קייטרינג מוצלחות ופופולריות המתמחות בתחום החתונות. הצד האחד, קמות יותר ויותר חברות כאלה, כאשר יותר ויותר שפים חובבים או מקצועיים, החליטו בעקבות סגירת המסעדות בתקופת הקורונה – להציע שירותי קייטרינג לחתונות ולאירועים, אך מהצד השני, כולם נהיו פודיז בשנים האחרונות, והמרדף אחר הקולינריה המושלמת לחתונות רק הולך וגובר. במילים אחרות, גם בתחום הזה אתם מתחרים עם עוד הרבה זוגות שמעוניינים להביא לאורחים שלהם בחתונה את המנות המעודכנות, המסוגננות והטעימות ביותר. כדי לבחור חברת קייטרינג מתאימה, תצטרכו לבחון היטב את היקף החתונה, את מקום וסגנון אולם האירועים, וכמובן לנסות להבין לאיזה סגנון בישול אתם הכי מתחברים, והאורחים שלכם יהנו ממנו. ההמלצה שלנו היא לבדוק איזו חברת קייטרינג מציעה את שירותיה במסגרת האולם שבחרתם (חברת "הבית" של האולם). הסיבה לכך היא שעובדי חברות קייטרינג שמתורגלים לעבוד במטבחים מסוימים, יבטיחו לכם יעילות ושירות מהיר וחיוני במהלך האירוע, יותר מאשר חברה חיצונית שתביאו למקום.

גדול עליכם להפיק לבד? יש אנשים שזה המקצוע שלהם

אם כל המידע והמטלות הללו למעלה הכניסו אתכם לחרדה מסוימת ואתם עדיין לא יודעים מאיפה להתחיל, כדאי לדעת שישנם היום פתרונות "אאוטסורס" לכל דבר, ובוודאי בתחום הפקת האירועים. יש לא מעט אנשים פרטיים וחברות הפקה, המתמחות בכל שלבי ארגון החתונה, מהגדול לקטן. מה שאומר, שאם "אין לכם" את זה בתחום ההפקה והארגון, או שאתם עסוקים מדי בכדי להתעסק בכל הפרטים, תוכלו לשכור את שירותיהם של מפיקים מקצועיים, לשים את המטלות השונות בידיים שלהם, ולהניח להם לעשות את הקסם שלהם, שייאפשר לכם להיות כמעט אורחים בחתונה של עצמכם. חשוב לדעת שאת ההחלטות הגדולות, עדיין תצטרכו לקבל בעצמכם, לרבות כמות מוזמנים ובחירת אולם החתונות, אך ברוב התחומים תוכלו לקבל ייעוץ והכוונה מצוות ההפקה, שכבר יודע להתאים ולהמליץ על כל נותני השירות הדרושים לאירוע – חברות קייטרינג, דיג'יי, חברות לעיצוב אירועים ועוד ועוד. יתרון נוסף בשכירת שירותיהם של מפיקים, טמון בכך שהם יאירו את תשומת לבכם לפרטים חשובים שאולי לא חשבתם עליהם בעצמכם.