מדריך לתכנון האירוע שלכם בצורה הטובה ביותר

אין ספק שכל אדם שעתיד לערוך אירוע כלשהו, חולם שהאירוע שלו יהיה לא פחות ממושלם. בעוד שישנם אנשים אשר בוחרים חברת הפקות כלשהי שתעסוק בכל מה שקשור לתכנון האירוע, ישנם אנשים שלא מתכוונים לבזבז את כספם בחברת הפקות לצורך תכנון האירוע שלהם ומעדיפים להקדיש את תקופת טרום האירוע, לשלל ההכנות הנדרשות לקראת האירוע שלהם. כל אדם שמתכנן באופן עצמאי את האירוע שלו ושואף שהוא יהיה לא פחות מאירוע מושלם, חייב לקרוא את המדריך הבא:

תכנון אירוע – כיצד מתחילים?

כאמור, תכנון האירוע שלכם, זוהי ללא ספק מלאכה מורכבת ותובענית. לא פעם, אדם אשר עורך אירוע מוצא את עצמו אובד בתוך כל ההכנות והתכנונים לקראת האירוע שלו. כדאי לעשות סדר בדברים ולעבוד בצורה מסודרת, על מנת שתהליך תכנון האירוע יהיה יעיל יותר ומוצלח יותר וכן, בכדי שלא לשכוח שום פרט חשוב יותר או פחות, אשר קשור לאירוע שלכם. אז, כיצד מתחילים?

1.בשלב הראשון עליכם לחשוב על אופי האירוע שלכם, בהתאם לסוג האירוע. האם האירוע שלכם הוא אירוע בר מצווה שעתיד להיות אירוע צעיר ותוסס, או שמא מדובר על אירוע חתונה אשר עתיד להיות אירוע קלאסי יותר ורגוע. כמו כן, האם האירוע שלכם עתיד להיות אירוע קטן ואינטימי, או שמא הוא עתיד להיות אירוע גדול והמוני. סגנון האירוע הוא דבר חשוב מאוד, אשר ישפיע בהמשך על קבלת החלטות הנוגעת לאירוע שלכם.

2. 2. בשלב השני יש לבחון את מספר המוזמנים שלכם. חשוב לבדוק את כמות המוזמנים שלכם בצורה כמה שיותר מדויקת, מכיוון שיש לנתון זה חשיבות. בהתאם לכמות המוזמנים, תוכלו להכריע לגבי אולם או גן אירועים התואם לאירועים קטנים, בינוניים או גדולים.
   3. השלב הבא והחשוב מאוד הוא בחירת המקום לאירוע שלכם. בחירת המקום לאירוע שלכם צריכה להתבצע בהתאם לכמה וכמה פרמטרים חשובים. ניתן למצוא כיום מקומות יפים לאירועים בכל רחבי הארץ, אך חשוב מאוד שלא להתפזר בבדיקת המקומות ולהסגר מראש על מיקום ספציפי, שבו אתם בודקים אולמות אירועים או גני אירועים. לאחר שתבחרו את המיקום האידאלי בארץ עבור האירוע שלכם, עליכם להכריע לגבי אולם האירועים או גן האירועים הרלוונטי לכם בהתאם לכמה דברים חשובים: התקציב אשר הגדרתם מראש עבור המקום שבו יערך האירוע, העונה שבה יערך האירוע, אשר תשפיע על ההחלטה לגבי גן אירועים פתוח או אולם אירועים סגור, כמות האורחים שיגיעו לאירוע שלכם, דבר אשר ישפיע על גודל האולם הנחוץ לכם וכן, בהתאם לעיצוב המקום, ההגברה, התאורה, הקולינריה המוצעת במקום, מיקום החופה במידה ומדובר בחתונה וכל דבר אחר שחשוב לכם לבחון באולם אירועים או בגן אירועים.
   4. בחירת המקום הרלוונטי עבור האירוע שלכם מבין מגוון מקומות יפים לאירועים שבדקתם, תאפשר לכם להגיע לשלב החשוב ביותר: בחירת התאריך לאירוע שלכם. אולם האירועים או גן האירועים שתבחרו, בוודאי יתנו לכם כמה תאריכים פנויים בסביבות התאריכים שחשבתם עליהם מראש וכל שיוותר לכם לעשות זה לבחור את התאריך המתאים לכם מכל הבחינות לקיום האירוע שלכם.
   5. לאחר שסגרתם את התאריך לאירוע שלכם, זה הזמן שלכם לבחור את הספקים לאירוע. אירוע מצריך מגוון רחב של אנשי מקצוע ועליכם לבחון מראש איזה אנשי מקצוע אתם צריכים עבור האירוע שלכם. אנשי המקצוע הרלוונטיים לכל אירוע הם: צלמים, וידיאו וסטילס וכן, צלמי מגנטים עבור מזכרות, במידה ותרצו, להקה או תקליטן אשר יהיו אחראים על המוזיקה באירוע שלכם, מעצבים אשר עוסקים בעיצוב חופה או אולם, בהתאם לבחירתכם, בחירת אנשי מקצוע הרלוונטיים עבור אטרקציות שונות באירוע כגון: עיצוב בר מתוקים, עיצוב בלונים לאירועו ועוד. את כל אנשי המקצוע הללו, חייבים לבחור בצורה הטובה ביותר, לאחר שקיבלתם עליהם המלצות, על מנת שהם יבצעו את התפקיד שלהם במסגרת האירוע שלכם, בצורה הטובה ביותר.

2. מציאת ביגוד לאירוע – אם מדובר בחתונה, השלב של מציאת בגדי חתן, שמלת כלה וכמובן, כל מה שנדרש עבור כלה ליום החתונה כגון: מאפרת, מעצבת שיער ועוד, זהו דבר חשוב מאוד. אך גם עבור כל אירוע אחר, יש להקפיד על בחירת הביגוד המתאים לאירוע לכלל המשפחה
3. בשלב הבא יש צורך לעצב הזמנה מתאימה לאירוע שלכם, על ידי מעצב גרפי מוכשר, מקצועי ומנוסה וכן, יש צורך לבחור בבית דפוס מקצועי לצורך הדפסת ההזמנות. לאחר הדפסת ההזמנות ניתן להתחיל לחלק אותן או לשלוח אותם, לכלל האורחים. חשוב לעשות זאת בצורה מסודרת, על מנת שלא לשכוח אף אחד.
4. על מנת שתהיו משוחררים ורגועים באירוע שלכם, חשוב מאוד שתעזרו בבני המשפחה והחברים הקרובים אליכם, לצורך חלוקת תפקידים באירוע עצמו. אם אתם מעוניינים להקל על עצמכם מעומס ההכנות לפני האירוע, ניתן להיעזר בבני המשפחה והחברים גם לפני האירוע, לצורך הארגונים וההכנות הרלוונטיים.

אין ספק שתכנון אירוע, זה לא דבר פשוט כלל. בחירת המקום שבו יערך האירוע, מהווה רק את נקודת הפתיחה לתקופה שלמה של הכנות לקראת האירוע שלכם. לכן, חשוב מאוד לנשום נשימה עמוקה, להכין את עצמכם מראש לקראת תקופה עמוסה ולחוצה, להיעזר בכל אדם שמעוניין באמת לעזור לכם ויש לו חוש טכני לכל ההכנות הללו ובעיקר, להירגע כמה שיותר ולנסות להפוך את תהליך ההכנות לקראת האירוע, לתהליך מהנה כמה שיותר.