מקום לאירועים עסקיים והקמת אתר אינטרנט לכנס: עצות חשובות למפיקים

גם מפיקי האירועים המנוסים, אלו שמרימים את הכנסים המצליחים ביותר, מחפשים תמיד עוד טיפים וטריקים שיסייעו להם ללטש את האסטרטגיות שלהם ולהתמודד עם המטלות שלהם. 

אם גם אתם מחפשים דרכים לשפר את התהליך, למקסם את האפקטיביות של האירוע, לחסוך לעצמכם קצת כאבי ראש ולוודא שכל המרכיבים הבסיסיים מכוסים, הנה כמה טיפים פרקטיים לתכנון והפקה של אירועים עסקיים וכנסים.

וודאו שהמקום מתאים לאירוע

 

מקומות שונים יכולים לספק מצע מפתיע ומקורי לאירוע בלתי רגיל. מקומות כמו מוזיאונים, אתרים היסטוריים, תיאטראות, ספריות וזירות ספורט כבר אירחו כנסים ואירועים מקצועיים. אבל כאשר אתם מחפשים מקום לאירועים עסקיים, חשוב לקחת  בחשבון את הצרכים של החברה. המקום צריך להוות את הבמה לכנס עצמו, ולא לגנוב את ההצגה. ודאו שיש חללים בגודל נוח לסמינרים או מפגשי ההיכרות הוועידות  שהחברה זקוקה להם, שיש שירותים שמתאימים לגודל האירוע, שהקייטרינג עונה על הצרכים תזונתיים מיוחדים ושהמקום מתאים לסגנון של המוזמנים. 

בתי מלון, אולמות אירועים ומרכזי כנסים, נועדו לענות על צרכים אלה ומאפשרים למשתתפים להתרכז בתוכן האירוע, לכן אל תזלזלו במקומות המסורתיים הללו.

כמו כן, חשוב שהמקום יהיה במיקום מרכזי ונגיש, מה שיעלה את הסיכוי להשתתפות בהיקף גדול יותר של. אם למשל, החברה נמצאת במרכז, חפשו אחר אולם אירועים בתל אביב וכדומה. 

סייעו למשתתפים באירוע בתהליך הנטוורקינג

 

הכינו מראש תגי שמות לאירוע. נטוורקינג הוא הסיבה העיקרית לכך שאנשים משתתפים בכנסים. כאשר מבקשים ליצור קשרים, ו/או לחפש עבודה, נטוורקינג שמתקיים פנים אל פנים, יעיל פי כמה מאשר נטוורקינג באינטרנט. אירועים אלה מאפשרים לאנשים לדבר ולבנות קשרים עם אלה החולקים את תחומי הקריירה שלהם או התשוקות האישיות.

אם אתם משתמשים בפלטפורמה אינטרנטית קיימת, או מפתחים אפליקציה ייעודית עבור הכנס, חשבו על הדרכים שבהן האפליקציה עצמה יכולה לתמוך בנטוורקינג.

לפני הכנס, אפשרו למשתתפים להזין את פרופילי הלינקדאין שלהם, במקום שיצטרכו ליצור פרופיל ספציפי לאירוע; אפשרו להם לסמן את תחומי העניין וההתמחות שלהם ולהציג למשתמשים אחרים, המתעניינים באותם נושאים, או להשתתף באותם מפגשים במסגרת האירוע.

במהלך הכנס: אפשרו למשתתפים לתקשר באמצעות הודעות בתוך האפליקציה; דבר זה יקל על החיבור בין המשתתפים באותה פונקציה חברתית, וגם יאפשר מעקב אחר משתמשים שפרסמו בפיד של האפליקציה.

לאחר הכנס: העבירו למשתתפים פרטי יצירת קשר, על מנת לסייע להם למנף את הקשרים שהם יצרו אירוע.

עוד דרכים לחבר בין המשתתפים באירוע, וגם להביא משהו מרענן ומשחרר, הן למשל שיעור יוגה לכל המוזמנים, פעילות בחוץ, סדנת בישול ועוד. כל אלו עשויים לקדם את מטרת הכנס, וכמובן להעלות את רמת שביעות הרצון מהאירוע.

בנו תוכנית מפורטת עם מרכיבים מותאמים ומקוריים

 

במקרה שהמשתתפים מגיעים לכנס הזה על מנת להעשיר ולהעמיק את הידע המקצועי שלהם, יש לבנות תוכנית ברורה וממוקדת לגבי התוכן באירוע.

ראשית, אם ניתן, ערכו סקר בקרב הקהל שלכם לגבי נושאים, נושאי משנה ועומק הידע בנושאים. ישנן כמה דרכים לעשות זאת מבלי לעשות "ספוילרים" לאירוע  – אם מדובר באירוע חוזר (למשל כנס שנתי), צרו קשר עם משתתפים שהיו באירועים  קודמים.

ניתן להקים קבוצת פייסבוק לאירוע, ובה לערוך סקר באמצעות הכלים של הפשוטים של הרשת החברתית. אפשרות נוספת היא לערוך סקר בקרב מספר אנשים שצפויים להגיע לאירוע. ישנם גם מקרים בהם העניין פשוט יותר  – הדמוגרפיה של הקריירה/תחומי העניין של המשתתפים, מגדירה אותם באופן ישיר כקהל היעד שלכם.

אם סקר אינו אופציה, היוועצו עם מנהלי החברה של הלקוח שלך. צוותי הפיתוח והשיווק העסקי של החברה, אמורים להיות מעודכנים ביותר, במגמות ובנושאים המושכים כיום את העניין הרב ביותר.

עם תובנות אלה ביד, גייסו את הדוברים והמציגים הרלוונטיים. וודאו שכיסיתם את כל הנושאים החשובים לאירוע. בכל כנס יש נושאים שחייבים לגעת בהם, למשל, סמינר לאילוף כלבי חיות מחמד ללא מרצה שמתייחס לטכניקות העדכניות ביותר לטיפול בחרדת פרידה, עלול להיכשל.  פנו למומחים בכל עניין והשלימו את החסר.

דאגו לשיווק נכון של הכנס 

 

פלטפורמות חברתיות, קמפיינים לשיווק במייל ואסטרטגיות של קידום ממומן, הם הענפים והעלים של עץ השיווק שלכם. נסו להגיע למשתתפים באמצעות הפלטפורמות החברתיות שהכי הגיוני שהם נמצאים בהן, בהתאם לדמוגרפיה שלהם ולאירוע שלכם.
לדוגמא – מדובר באירוע מקצועי? לינקדאין הוא כנראה הזירה המתאימה. אירוע המיועד לאנשי מקצוע צעירים? נסהו לפרסם באינסטגרם.

בכנסים ואירועים עסקיים רבים, מקימים אתר של ממש לרגל האירוע, והוא משמש כגזע של עץ השיווק – הוא צריך להיות קל לאיתור, לתמוך באירוע כולו ולסייע למי שמבקר בו למצוא בקלות את מה שהוא צריך.

אתר האירוע חייב להיות מותאם למנועי חיפוש, בדגש על גוגל, כך שאנשים ימצאו אותו באינטרנט. חשבו מה המשתתפים עשויים לחפש כאשר הם מחפשים כנס הקשור לתחומי העניין או התעשייה שלהם – אלו הן מילות המפתח העיקריות שלכם. ככל שהוא יצבור תאוצה, שם הוועידה יהפוך למילת מפתח בעצמו. ודאו שאתם כוללים את שם הוועידה ומילות מפתח אחרות, בכותרות העמוד שלך ובכל גוף התוכן. כמו כן, האתר צריך להיות בעל מבנה הגיוני, המאפשר למבקרים למצוא בקלות את עמוד ה'אודות' , את התוכנית וסדר היום של הכנס ואת פרטי ההרשמה. כמו כן, חשוב שיהיה בו קישור לרכישת כרטיסים ומידע חשוב אחר.