יאללה בלאגן: למצוא מקום ליום הולדת 40 לגבר ולהתחיל בתהליך ההפקה

ציון יום ההולדת במסיבה גדולה, עם חברים ובני משפחה היא הזדמנות להתאחד, לחגוג את החיים ואת החברות, להתעצם בתוך מעגל אוהב ותומך, ולהזכיר לעצמנו את המשמעות האמיתית של החיים – האנשים שאנחנו אוהבים ושאוהבים אותנו בחזרה. מה חשוב לדעת כאשר מתכננים אירוע מסוג זה?

יום ההולדת ה-40 הוא ציון דרך משמעותי בחיי האדם. הוא מסמל את הגעתו לשלב בו הוא יכול להתהדר בהישגים ובדרך בה התפתח וצמח במשך ארבעה עשורים, תוך כדי מבט קדימה אל העתיד באופטימיות. ציון יום ההולדת ה-40 במסיבה גדולה, עם חברים ובני משפחה היא הזדמנות להתאחד, לחגוג את החיים ואת החברות, להתעצם בתוך מעגל אוהב ותומך, ולהזכיר לעצמנו את המשמעות האמיתית של החיים – האנשים שאנחנו אוהבים ושאוהבים אותנו בחזרה. זהו זמן לאחל, להזכיר ולתכנן את העתיד, בסביבה מלאת אהבה, שמחה וצחוק.

מה צריך לדעת כאשר מתחילים לתכנן את החגיגות?

חשוב לזכור, רגע לפני שמתחילים לתכנן את מסיבת יום ההולדת ה-40, שהמטרה היא להפיק חוויה שתשאיר זיכרון בלתי נשכח. יש לעבור בקפידה על כל פרט, כאשר הכל מתחיל מתכנון מדוקדק של המרכיבים החשובים, לרבות אולם האירועים בו תתקיים המסיבה. חשוב לבחור נושא או קונספט מרכזי, שיהפוך את האירוע למגובש וקוהרנטי יותר, וגם לקבל כמה החלטות שיתאימו לסדר העדיפויות האישי שלכם. לדוגמא, האם חשוב לכם יותר מכל שהאוכל יהיה ״פיין״ או שהדי.ג׳יי ירים את כולם לרחבה עד השעות הקטנות של הלילה? אגב, לא בטוח שחייבים לבחור, אבל כן כדאי להוריד אל הכתב את הפרמטרים החשובים לכם, שבלעדיהם לא תתקיים המסיבה שתמיד חלמתם עליה. 

טיפים חשובים להפקת אירוע יום ההולדת ה-40

על מנת שלא תתפזרו ותבזבזו זמן יקר לחינם, הכנו רשימה של כמה הנחיות להפקה מוצלחת של האירוע, לפי הסדר הרצוי. החל מחיפוש אחר מקום ליום הולדת 40 לגבר ועד בחירת נושא שיתאים לחגיגות – הנה כמה טיפים חשובים להפקת החגיגות:

1 החלטות, החלטות: מה יהיה היקף האירוע וכמה אתם יכולים להשקיע בו?

כמובן שלפני הכל, אתם חייבים לקבל החלטות לגבי שני נתונים ״יבשים״ קריטיים: האחד – מהו סדר גודל האירוע שאתם מעוניינים בו? האם מדובר בחגיגה עם המעגלים הקרובים ביותר, שתנוע בין 50-100 איש, או שמא החלטתם ללכת עם הסיפור עד הסוף ולהזמין לאירוע שלכם מאות אנשים? העניין תלוי אך ורק בכם, ברצונות ובהעדפות האישיות שלכם. אגב, אתם לא חייבים להחליט על מספר מדויק וחד משמעי, אלא לעשות אומדן של פחות או יותר כמות מוזמנים. במקביל, עליכם לברר מהו התקציב העומד לרשותכם לצורך האירוע. כמובן שנתון זה ישפיע באופן ישיר גם על ההחלטה של גודל האירוע. חשוב לזכור שבניגוד לחתונה, כאן פחות מומלץ להתבסס על הצ׳קים של האורחים. עוד היבט שיש לקחת בחשבון. כך או כך, בשלב הזה תצטרכו לגבש את שני הנתונים האלה באופן חד משמעי וברור, על מנת שתוכלו להתקדם בצורה הגיונית וראויה עם המשך תהליך ההפקה.

2 מסיבת ריקודים, ארוחת ערב חגיגית או מסיבת קוקטייל: מהו הסגנון של האירוע?

החלטה נוספת שיש לקבל בשלבים הראשוניים של תכנון האירוע היא – מהו הפורמט והסגנון של האירוע שלכם? ההחלטה הזו מושפעת מכמה גורמים.

קודם כל התקציב. העלויות של מסיבת ריקודים ושירותי בר הן שונות מאלו של ארוחת ערב חגיגית המונית. לכן, יש לבחון קודם כל איזה סוג של אירוע אתם יכולים להרשות לעצמכם.

גורם נוסף שישפיע על החלטה זו הוא כמובן הסגנון האישי שלכם. חשוב לזכור לאורך כל הדרך שמדובר באירוע שהוא לגמרי שלכם, ולכן צריך להתאים לכם ולאישיות שלכם כמו כפפה ליד. השתדלו להנמיך את רעשי הרקע בשלב הזה, לרבות הדעות של חברים ובני משפחה, שכמובן רוצים רק בטובתכם, אך עלולים לשכוח שמדובר בחגיגת יום ההולדת שלכם.

נתון נוסף שתהיה לו השפעה כזו או אחרת על גיבוש הפורמט הוא כמות המוזמנים. אם מדובר בחגיגה אינטימית מעוטת משתתפים, אולי מסיבת ריקודים סוערת פחות תתאים, ולהיפך.

כך או כך, חשוב מאוד לקבל החלטה נקייה ונכונה לכם לגבי פורמט המסיבה, שכן, הנתון הזה ינחה אתכם היטב בשלב הבא, במיוחד בדרך למצוא את אולם האירועים המתאים, אך גם לגבי בחירת הספקים, הקייטרינג ועוד. הפורמט והקונספט יהיו לכם כמדריכים וינחו אתכם אל עבר ההחלטות הנכונות הבאות. 

3 בחירת אולם האירועים היא הצעד החשוב ביותר בהפקה

בשלב הבא, תצטרכו לגשת למשימה החשובה ביותר בתהליך הפקת מסיבת יום ההולדת. הצעד המדובר הוא איתור אולם האירועים המתאים לחגיגות. לגורם הזה יש חשיבות על בהצלחת המסיבה, באיכות האירוע, בסטייל שלו ויותר מהכל – השפעה נרחבת על ההנאה ושביעות הרצון שלכם ושל האורחים שלכם מהאירוע.

על מנת למצוא את המקום המתאים ביותר, תצטרכו להתחשב כמובן בנתונים הקודמים, לרבות תקציב ופורמט. קחו בחשבון שמרבית מסיבות יום ההולדת מהסוג הזה מתקיימות באולמות אירועים קטנים יחסית, המאפשרים גיבוש וליכוד בין המשתתפים, וזה בסופו של דבר מה שיוצר את האווירה השמחה והמיוחדת.

פרמטר נוסף שכדאי לשים עליו את הזרקור בבחירת האולם הוא כמובן המיקום. מאפיין שלעתים נוטים להמעיט בערכו וחבל. בחירה באולם במיקום מרכזי ואטרקטיבי, תגביר הן את אחוזי הנוכחות באירוע שלכם והן את רווחתם של האורחים שלכם, שיהנו מהגעה נוחה ומהירה לחגיגות. אם כן, בחירה מקום לאירועים קטנים בתל אביב יכולה להיות מוצלחת במיוחד, שכן היא מגלמת את כל מה שטוב, מרכזי, מסוגנן ונוח בעיר, והגודל של האולם יכול להתאים בדיוק לסוג האירוע שלכם.