אירוע עסקי או אירוע חברה? כיצד לאתר מקומות קטנים לאירועים במרכז

כל התיאומים הלוגיסטים של לפני, במהלך ולאחר האירוע, מוטלים על כתפי אנשי ההפקה, אך אם יש איתכם את האנשים המתאימים, הדרך לאירוע מוצלח שמתנהל ללא תקלות, סלולה בפניכם. 

תכנון קפדני הוא עניין קריטי על מנת להפיק אירוע מוצלח, מקצועי וכזה שיש בו ערך. על צוות ההפקה להיות אחראי לכל שלב ולכל אלמנט באירוע – החל מעיצוב האולם, המשך באוכל שיוגש לאורחים ועד לתוכנית. על המפיקים לנצח על התזמורת הזו ביד רמה, ולשלוט בכל אחד מהמרכיבים.

מה כולל תהליך תכנון האירוע?

 

תכנון האירוע עוסק בשלבים הראשונים של אפיון האירוע: בין הדברים החשובים שיש לבצע בתהליך התכנון, יהיו בחירת קונספט מרכזי לאירוע, בחירת מועד לאירוע, הגדרת תקציב, בחירת חברת קייטרינג ותכנון התפריט, עד לפרטים הקטנים ביותר ועוד. בין הסעיפים האלה, מתנוסס בראש השלב של איתור מקומות קטנים לאירועים במרכז. זהו למעשה הדבר הראשון והדחוף ביותר שיש לעשות, מיד לאחר הגדרת הנושא והגדרת המאפיינים הבסיסיים, לרבות כמות המשתתפים.

מאחורי הקלעים: השלבים החשובים לפני שיוצאים לדרך

 

השלב הראשון בתהליך הפקת האירוע הוא למעשה השלב המכונה ״קדם-הפקה״, שלמעשה יכול להתחיל כחודש לפני האירוע עצמו או ימים ספורים בלבד. תלוי בגודל האירוע וברמת המורכבות שלו. מיד לאחר דיון מעמיק, שיכלול את צוות ההפקה ואת הלקוחות שלכם, ניתן ורצוי להגדיר ציר זמן של מטלות עבור האירוע, בסדר חשיבותן והדחיפות שלהן. 

מדוע חשוב למהר ולשריין תאריך מול אולם אירועים?

על מנת לבצע את שלל המשימות השונות שהאירוע מצריך, ככל הנראה יהיה לכם פרק זמן גמיש ורחב יותר. אבל לבחור אולמות אירועים במרכז הארץ זוהי משימה שכדאי וחשוב למהר איתה. רגע אחרי שגיבשתם עם הלקוח את הקונספט, התקציב והיקף האירוע, חשוב שתצאו לדרך עם העניין הזה. המטרה שלכם היא לשריין וסלגור תאריך עם אולם מתאים כמה שיותר מהר. במיוחד אם מדובר בכנס או אירוע עסקי שעומד להתקיים בתקופה אופיינית לאירועים מסוג זה, מה שאומר שהביקוש לאולמות במרכז יגבר ואיתו התחרות שלכם מול מפיקים אחרים. בדומה לכל שוק אחר, ככל שהאולם איכותי יותר, מסוגנן יותר ומומלץ יותר, כך הוא יהיה מבוקש יותר וגם ייחטף מהר יותר. חשוב לדאוג שבתאריך שאתם מכוונים אליו – יהיה לכם מקום לקיים את האירוע. רק לאחר סגירת מועד עם המקום, תוכלו להתפנות לשאר המטלות הרבות שעוד יש עליכם לבצע.

רוצים להבטיח הצלחה? שימו דגש על האוכל

אירועים בעידן הזה, ובמיוחד בישראל, שהפכה בשקט בשקט למעצמה קולינרית, סובבים סביב קולינריה. לא משנה מה סוג האירוע – כנס מקצועי, מפגש של אנשי עסקים, אירוע חברה או הרצאה, האורחים שלכם מצפים לכיבוד ברמה גבוהה. כמובן, ישנה חשיבות רבה לשעת האירוע וגם לסוג האירוע. אם מדובר בבוקר, הדגש יהיה על קפה ומאפים, אם מדובר באירוע צהריים, תידרשו לספק לאורחים שלכם ארוחת צהריים מלאה, ואם מדובר בערב, ובכן, תלוי בסוג האירוע אך ככל הנראה יצפו מכם להגיש ארוחת ערב מלאה. יש לקחת בחשבון את שעת האירוע וגם את אורך האירוע, ולחשוב לעומק על חוויית האורחים שלכם. לדוגמא, אם הם צפויים להיות ״כלואים״ באירוע בין השעות 11:00-14:00, תהיו חייבים לדאוג להם לארוחה. אם מדובר באירוע קצר, של שעה אחת בלבד, כמו למשל הרצאה, שתיה וכיבוד קל כנראה יספיקו, וגם רוב הסיכויים שהתקציב לא יכסה יותר מזה.

למה חשוב לבחור אולם הכולל שירותי קייטרינג איכותיים?

כאמור, האוכל הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר באירוע, ללא תלות בסוג האירוע והתוכן. במיוחד אם אתם עומדים לקיים אירוע עבור חברות הייטק או אנשי עסקים, חשוב להבין שיש לכם עסק עם אורחים שהם כנראה מביני עניין, ויש להם סטנדרטים גבוהים וציפיות מסוימות מהאירוע, שעשוי להשפיע מאוד על האופן בו הם תופסים את החברה שעומדת מאחוריו, שלעתים קרובות היא החברה המעסיקה אותם. לכן, חשוב לדאוג בשלבים הראשונים של ההפקה לעניין הקייטרינג. באולמות אירועים רבים יציעו לכם את שירותי הקייטרינג הפועלים במקום, ובימינו לא פעם בוחרים אולם כזה או אחר, קודם כל על פי חברת הקייטרינג והשף שפועלים בו. במובן מסוים, אולמות אירועים כבר זוכים ליחס של מסעדה, כלומר נמדדים רבות בשל טיב האוכל המוגש בהם. במילים אחרות, כאשר אתם ניגשים לבחור אולם אירועים עבור האירוע אותו אתם מפיקים, שימו דגש על האוכל שמציעים במקום. 

מה עוד חשוב לבדוק באולם האירועים?

אירוע מוצלח הוא אירוע שהכל בו מתקתק, זורם וקורה בשקט וביעילות מתחת לפני השטח, מבלי שהאורחים אפילו שמים לב לכל מה שמתרחש מאחורי הקלעים. כדי שכך יהיה גם האירוע אותו אתם מפיקים, עליכם לדאוג מראש למתקנים, מכשירים ולתכנון מתאים לאירוע, כך שברגע האמת, הכל פשוט יעבוד. באירועים עסקיים כמעט תמיד כלולה תוכנית – הרצאה, מצגת, הקרנה של סרטון וידאו, מוזיקת רקע ועוד. עליכם המפיקים לדאוג שיהיו את כל הפסיליטיז והמכשירים התומכים את התוכנית. ככל שהמקום יהיה מצויד מראש ביותר ציוד שאתם זקוקים לו, כך תוכלו להיות רגועים יותר וגם רשימת המטלות שלכם תתקצר. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם אירועים כזה או אחר עבור האירוע עליו אתם עמלים, כדאי לשים לב לציוד כמו מקרנים, מגברים, אמצעי תאורה ובמה וכדומה, וגם לשירותי סאונד, תאורה וצוות תמיכה טכנית, שיתכן והמקום יכול להעמיד לרשותכם.