כל מה שחשוב לדעת על הפקה מוצלחת של אירוע עסקי בתל אביב

לגזור ולשמור. 

הגדירו את המטרות שלכם

הגדרת היעדים שלכם היא צעד ראשון חשוב בהפקה מוצלחת של אירוע עסקי. היעדים והמטרות שלכם ינהלו כל החלטה שתקבלו במהלך תהליך התכנון וההפקה ויסייעו לכם להבטיח שהאירוע שלכם מותאם לאסטרטגיית השיווק והמיתוג הכוללת של החברה שלכם. הנה כמה טיפים להגדרת יעדי האירוע:

• היו ספציפיים: היעדים שלכם צריכים להיות ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן. לדוגמה, במקום לומר שאתם רוצים "להשיג לידים", אתם יכולים לומר שאתם רוצים "ליצור 50 לידים חדשים משוק היעד במהלך ששת החודשים שלאחר האירוע".
• התחשבו בסוג הקהל שלכם: היעדים שלכם צריכים להיות מותאמים לקהל היעד שלכם. חשבו מה הקהל שלכם צריך וכיצד האירוע שלכם יכול לעזור לענות על הצרכים הללו. לדוגמה, אם הקהל שלכם מורכב בעיקר מאנשי מקצוע בתעשייה, המטרה שלכם עשויה להיות "מיצוב החברה כמובילה בתעשייה על ידי אירוח דיון פאנל בהשתתפות מומחים בתחום." זה יאפשר לכם לחתור להשגת מטרת הליבה שלכם באופן ממוקד.
• תעדוף היעדים שלכם: חשוב לתעדף את היעדים שלכם כדי להבטיח שתתמקדו במה שהכי חשוב לכם להשיג. שקלו לאילו יעדים תהיה ההשפעה המשמעותית ביותר על החברה שלכם ותנו להם עדיפות עליונה.
• התאימו את היעדים לאסטרטגיית החברה: יעדי האירוע שלכם צריכים להתאים לאסטרטגיית השיווק והמיתוג הכוללת של החברה. בחנו כיצד האירוע שלכם יכול להשתלב באסטרטגיה הגדולה יותר של הארגון וכיצד הוא יכול לעזור לכם להשיג את היעדים העסקיים הרחבים יותר שלכם.

הגדירו תקציב

הגדרת תקציב היא שלב מכריע בהפקה מוצלחת של אירוע עסקי. התקציב שלכם יקבע כמה כסף תוכלו להקצות לכל היבט של האירוע שלכם, מהשכרת חלל אירועים ושירות קייטרינג ועד לאפשרויות השיווק והקידום שלכם. להלן כמה טיפים שיסייעו לכם להגדיר תקציב לאירוע:

• קבע את מקורות המימון שלכם: ראשית, עליכם לקבוע מהיכן יגיע המימון שלכם. האם האירוע שלכם יהיה במימון עצמי, או שתחפשו חסויות ממקורות חיצוניים? אם אתם מתכננים לחפש מימון חיצוני, עליכם להתחיל מוקדם ולזהות נותני חסות פוטנציאליים כדי לדעת בבירור את מקור מימון האירוע והתקציב העומד לרשותכם.
• הערכת ההוצאות שלכם: לאחר הגדרת מקורות המימון של האירוע, עליכם להעריך את ההוצאות שלכם. צרו רשימה מפורטת של כל העלויות הקשורות לאירוע שלכם, כולל השכרת אולם אירועים או אולם כנסים במרכז, עלויות הסעדה ושתיה, השכרת ציוד טכנולוגי, חומרי שיווק, תחבורה, ספקים ועוד.
• תעדפו את ההוצאות שלכם: לאחר הערכת ההוצאות הצפויות, עליכם לתעדף אותן בהתאם לחשיבותן. חשבו אילו הוצאות חיוניות להצלחת האירוע שלכם ואילו ניתן לקצץ במידת הצורך. תעדוף ההוצאות שלכם יעזור לכם להקצות את התקציב שלכם בצורה יעילה יותר.
• הגדירו תקציב מגירה: תמיד כדאי להפריש קצת כסף נוסף למקרה של הוצאות בלתי צפויות. הקצו סכום מסוים שתוכלו לנצל במידת הצורך.
• עקבו אחר ההוצאות שלכם: במהלך תהליך תכנון האירוע, עליכם לעקוב באופן קבוע אחר ההוצאות שלכם כדי להבטיח שאתם עומדים בתקציב לאורך הדרך. עקבו אחר כל ההוצאות שלכם והשוו אותן לתקציב שלכם באופן קבוע כדי להימנע מחריגה.

בחרו אולם אירועים

בחירת חלל לאירוע היא אולי ההחלטה המשמעותית ביותר בהפקת אירוע עסקי. אולם האירועים שלכם ייתן את הטון לאירוע שלכם וישפיע על היבטים רבים אחרים של הפקת האירוע, כגון קייטרינג, אפשרויות הגעה לאירוע והיערכות של ציוד וטכנולוגיה. כך תבחרו נכון את אולם האירועים שלכם:

• שקלו את המיקום: המיקום של אולם האירועים שתבחרו קריטי להצלחת האירוע. שקלו את הנגישות של המקום עבור האורחים שלכם ובחנו האם קל להגיע אליו באמצעות תחבורה ציבורית או רכב. כמו כן, קחו בחשבון את סביבת האולם ותחושת הביטחון שיש בו, כמו גם את אפשרויות החניה באזור. בדיקת אולמות אירועים במרכז הארץ תעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה לאירוע מכל חלקי הארץ. 
• הגדירו את דרישות השטח שלכם: לפני שאתם מתחילים לחפש אולמות אירועים, עליכם להגדיר את דרישות השטח שלכם. קחו בחשבון את מספר האורחים שאתם מצפים שישתתפו באירוע, את סוג האירוע שאתם מפיקים וכל דרישות שטח ספציפיות שיש לכם, כמו חללים שונים לפעילויות שונות באירוע או איזור חיצוני מרווח ונעים.
• העריכו את השירותים והמתקנים במקום: חפשו מקום שמציע את כל השירותים והמתקנים שאתם צריכים, כגון שירותי קייטרינג, השכרת ציוד אורקולי וגישה לאינטרנט אלחוטי. בדקו האם המקום מספק מספיק שולחנות, כיסאות ועיצוב שמתאים לצרכים שלכם. כמו כן, ודאו שהמקום נגיש לבעלי מוגבלויות ומספק אפשרויות הסעדה שמתאימות לאנשי עם אלרגיות למזון או עם העדפות תזונתיות מסוימות.
• קחו בחשבון את האווירה: האווירה במקום האירוע שלכם יכולה לעשות הבדל גדול בהצלחת האירוע שלכם. קחו בחשבון את הסגנון של המקום, הארכיטקטורה שלו והאווירה הכללית. ודא שהאווירה של המקום תואמת את נושא האירוע והמיתוג שלכם.
• התחשבו בתקציב: העלות של המקום שלכם עשויה להשתנות מאוד בהתאם למיקום, לגודל ולשירותים הדרושים לכם. קחו בחשבון את התקציב שלכם ותעדפו את דרישות המקום בהתאם. זכרו לקחת בחשבון כל עלויות נוספות כגון אוכל, שתיה וציוד שהאולם עשוי לספק בתוספת תשלום.

בחרו תאריך ושעה

לאחר שתצמצמו את אפשרויות האולמות הרלוונטיים לאירוע שלכם, תוכלו להתקדם לבחירת תאריך ושעה לאירוע. קחו בחשבון גורמים כמו זמינות המקום, זמינות האורחים שלכם והתקופה בשנה. הימנעו מתזמון האירוע שלכם בחגים, במועדים מיוחדים או בתקופות בהם אנשים רבים נוטים לצאת לחופשות, מכיוון שהדבר עלול להקשות על האורחים שלכם להגיע לאירוע.

צרו ציר זמן

יצירת טיים ליין לאירוע שלכם חיונית כדי להבטיח שהכל יתנהל בצורה חלקה. התחילו מהנקודה האחרונה בציר הזמן, כלומר, כמועד האירוע וזהו את כל המשימות שיש לבצע לפני האירוע, כגון הזמנת ספקים, הזמנת ציוד חיוני וקידום האירוע. הקצו מועדים לכל משימה וודאו שכל המעורבים באירוע מודעים לציר הזמן.

שכרו ספקים

כשמדובר בהפקה מוצלחת של אירוע עסקי, בחירה נכונה של ספקים עשויה להיות חלק קריטי בתהליך. ספקים יכולים לספק לכם שירותים חיוניים, כגון השכרת ציוד, ייצור חומרים גרפיים ומיתוגיים, מתנות לאורחים ועוד. כמה טיפים לבחירת ספקים לאירוע שלכם:

• ערכו מחקר על ספקים פוטנציאליים: התחילו במחקר על ספקים פוטנציאליים המספקים את השירותים שאתם צריכים. חפשו ספקים שיש להם ניסיון בסוג האירוע שאתם מתכננים ושהם בעלי מוניטין טוב. אתם יכולים גם לבקש המלצות ממתכנני אירועים אחרים או לחפש חוות דעת אותנטיות אונליין.
• בקשו הצעות: לאחר שזיהיתם מספר ספקים פוטנציאליים, בקשו מהם הצעות מחיר. ודאו שכל הצעה כוללת מידע מפורט על השירותים שהם מציעים, עלות השירות וכל עלויות נוספות. השוו את ההצעות כדי לראות איזה ספק ייתן את התמורה הטובה ביותר להשקעה שלכם.
• בדקו את ההסכמים בקפידה: כאשר אתם שוכרים ספקים לאירוע, הקפידו לבדוק את ההסכם בניכם בקפידה. ודאו שההסכם כולל את כל השירותים שסיכמתם עליהם, העלויות, פריסת התשלומים וכל מדיניות ביטולים. כמו כן, ודאו שאתם מבינים היטב כל דרישות אחריות וביטוח.
• שמרו על קשר שוטף: חשוב לתקשר באופן קבוע עם הספקים שלכם כדי להבטיח שהם מבינים את הציפיות והדרישות שלכם. שמרו על קשר עם הספקים שלכם לאורך תהליך התכנון וספקו להם עדכונים רלוונטיים בהתאם הצורך.

צרו תוכנית שיווקית

כדי להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מרוכז ומתוכנן היטב, עליכם ליצור תוכנית שיווקית. התכנית עשויה לכלול שליחת הזמנות, יצירת אתר או דף נחיתה, קידום האירוע במדיה החברתית והגעה לתקשורת. הקפידו לכלול את כל המידע הרלוונטי על האירוע, כגון תאריך, שעה, מיקום ומהלך האירוע.

תכננו את מהלך האירוע

בין אם אתם מתכננים אירוע עסקי בתל אביב או מחוצה לה, עליכם לתכנן את סדר היום לאירוע העסקי שלכם. סדר היום יספק לאורחים שלכם הבנה ברורה של מהלך האירוע, יעזור לכם לנהל את הזמן בצורה יעילה ויבטיח שהאירוע שלכם ישיג את יעדיו. כך תצרו סדר יום אפקטיבי לאירוע:

• הגדירו את המטרות שלכם: התחילו בהגדרת מטרות האירוע שלכם. מה אתם רוצים להשיג? לאילו תוצאות אתם מצפים? ודאו שסדר היום שלכם משקף את היעדים שלכם ועוזר לכם להשיג את התוצאות הרצויות לכם.
• הקצו זמן ביעילות: הקצו זמן ביעילות לכל מפגש, מצגת ופעילות. ודאו שיש לכם מספיק זמן לכל נושא בסדר היום שלכם ושאינכם מנסים לדחוס יותר מדי בפרק זמן קצר.
• התחשבו בקהל שלכם: התחשבו בצרכים ובציפיות של הקהל שלכם בעת תכנון סדר היום באירוע. הקפידו לספק הפעלות ופעילויות רלוונטיות ומעניינות עבור האורחים שלכם.
• שבצו הפסקות והזדמנויות נטוורקינג: הקפידו לכלול הפסקות והזדמנויות נטוורקינג בסדר היום שלכם. הפסקות מספקות לאורחים שלכם זמן להיטען מחדש ולהתחבר למשתתפים אחרים. הזדמנויות נטוורקינג יכולות לעזור לכם לבנות מערכות יחסים וליצור הזדמנויות לשיתופי פעולה עתידיים.
• צרו סדר יום ברור ותמציתי: צרו סדר יום ברור שקל לקרוא ולהבין. הקפידו לכלול את התאריך, השעה והמיקום של כל מפגש ופעילות. ספקו תיאור קצר של כל נושא בסדר היום שלכם, כולל שם הדובר או המנחה.
• בדקו את סדר היום שלכם: לפני שתסיימו את תכנון סדר היום שלכם, בדקו אותו כדי לוודא שהוא זורם היטב ועומד ביעדים שלכם. בחנו את סדר היום עם קולגות או אנשי רלוונטיים אחרים וקבלו מהם משוב. במידת הצורך, בצעו התאמות הנדרשות על סמך המשוב שלהם.

התכוננו ליום האירוע

ביום האירוע עליכם להיערך היטב כדי להבטיח שהכל יתנהל כשורה. ודאו שכל הספקים ערוכים ומוכנים לצאת לדרך, ושהכל נמצא במקום, כגון שולחנות, כיסאות ושילוט. ערכו תוכנית גיבוי למקרה של בעיות בלתי צפויות, כגון מזג אוויר גרוע או קשיים טכניים אפשריים.

שמרו על קשר

לאחר האירוע, חיוני להישאר בקשר עם האורחים שלכם כדי להודות להם על השתתפותם באירוע ולקבל משוב. זה עשוי לכלול שליחת אימייל או סקר המשך, הצעת הנחה על המוצרים או השירותים שלכם או הזמנתם לאירוע אחר בעתיד. שמירה על קשר עם האורחים שלכם יכולה לעזור לכם לבנות איתם קשרים חזקים ולהפוך אותם ללקוחות, עובדים או שותפים נאמנים.

מדדו את הצלחתכם

לבסוף, חשוב למדוד את הצלחת האירוע שלכם. מדידת הצלחת האירוע יכולה לעזור לכם לזהות אזורים שבהם הצלחתם ותחומים שבהם עליכם להשתפר בהפקת אירועים עתידיים. כמה מדדים שאולי תרצה לעקוב אחריהם כוללים נוכחות האורחים, יצירת לידים, שביעות רצון המשתתפים באירוע, מעורבות במדיה חברתית והכנסות שנוצרו בעקבות האירוע.

לסיכום

הפקת אירוע עסקי מוצלח דורשת תכנון, ארגון וביצוע קפדניים. על ידי ביצוע שלבים אלה, תוכלו ליצור אירוע שישיג את היעדים שלכם, ימשוך את האורחים הרצויים ויחזק את המותג שלכם.

זכרו להגדיר תקציב ויעדים ברורים,לבחור אולם מתאים למספר האורחים שלכם או עבור אירועי חברה קטנים במרכז, ותכננו את כל הפרמטרים שיאפשרו לכם להפיק אירוע עסקי מוצלח ובלתי נשכח.

במתחם האירועים "ריברסייד" תוכלו להפיק ולארח אירוע עסקי מושלם במיקום מרכזי ונגיש, עם עיצוב מרהיב ושל שירותים ומתקנים מעולים.