מחבר: riverside_event_admin

הפקת אירוע עסקי איננה דבר פשוט. בטרם מפיקים את האירוע העסקי, חשוב מאוד לאפיין את מטרת האירוע, המסרים השיווקיים שיעלו באירוע וכיצד יש להעלות אותם בצורה חכמה וכן, יש צורך לאפיין את קהל היעד הנכון לאירוע והדבר החשוב ביותר: לבחור את המקום האידאלי לאירוע זה. מקום עבור אירוע עסקי חייב להיות תואם עבור כמות האנשים שעתידים להגיע לאירוע זה, אך מעבר לכך, עליו להיות מותאם לאירוע העסקי מבחינת התפאורה שלו והעיצוב שלו. ככל שהמקום יהיה אטרקטיבי יותר ותואם יותר לאירוע העסקי, כך יש סיכוי גבוה יותר שאירוע זה יממש את המטרות שלו בצורה הטובה ביותר.

כיצד בוחרים מקום לאירוע עסקי

כאמור, בחירת המקום שבו יערך אירוע עסקי, היא דבר חשוב בהחלט. לא משנה אם מדובר באירועי בוקר עסקיים או באירועי צהרים או ערב עסקיים, המקום חייב להיות מכובד ותואם לאירועים מעין אלה. אם אתם תוהים כיצד תמצאו את המקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לעשות זאת:

1. הדבר החשוב ביותר שיש לשים עליו דגש בבחירת המקום שבו יערך אירוע עסקי הוא המיקום. מיקום גאוגרפי הוא דבר חשוב שכן, בחירת מיקום באופן לא מספיק טוב, תגרום לכך שלא כל מי שהזמנתם לאירוע העסקי יוכל להגיע אליו. לכן, מומלץ שהמיקום יהיה מרכזי ונוח להגעה מכל מקום בארץ, הן בתחבורה ציבורית והן ברכב פרטי.
2. את המקום לאירוע יש לבחור בהתאם לסוג האירוע העסקי. אם מדובר באירוע עסקי כבד יותר מבחינת התוכן שלה, יש לבחור בחלל התואם את האווירה. אם מדובר במסיבת השקה קלילה יותר, המקום שיבחר צריך לענות באופיו ובעיצובו לאווירה זו.
3. כמות המוזנים – עוד פרמטר חשוב הוא כמובן כמות המוזמנים שלכם. עליכם להעריך בצורה הכי קרובה שניתן, כמה אנשים יגיעו לאירוע שלכם, על מנת שתוכלו לבחור במקום בעל אפשרות לאכלס את כלל המוזמנים שלכם בצורה נוחה, נעימה ואיכותית.
4. פרמטר חשוב מאוד שכדאי לשים עליו דגש הוא התקציב שלכם עבור האירוע העסקי. חשוב לזכור שאירוע עסקי איננו כולל רק את המקום שבו הוא יערך, אלא גם קייטרינג תואם ועוד ועל כן, יש לתכנן את התקציב בצורה נכונה ולהקדיש את הסכום הרלוונטי ממנו למציאת המקום המתאים לאירוע שלכם.
5. אחד הדברים החשובים ביותר בבחירת המקום שבו תערכו את האירוע שלכם הוא כמובן החנייה. אין ספק שאי מציאת חנייה זה דבר שיכול לגרום עוגמת נפש רבה למוזמנים שלכם. על מנת שהאירוע שלכם יתחיל בצורה טובה ונעימה, חשוב שהמוזמנים שלכם לא יכנסו אליו בחוסר מצב רוח בשל בזבוז זמן רב על חיפוש מקום חנייה
6. חשוב לבחון במקום שבו אתם בודקים לצורך האירוע שלכם, איזה שירותים הוא מציע מלבד המקום עצמו. האם הוא מציע שירותי דקורציה, וידיאו, קייטרינג במקום ועוד.
7. דבר חשוב נוסף הוא האקוסטיקה במקום. יש לבחור מקום בעל אקוסטיקה המתאימה לסגנון ואופי האירוע שלכם.
8. נגישות היא דבר בסיסי וחשוב מאוד כיום ועל כן, רצוי לבחור במקום נגיש עבור בעלי צרכים

האם כדאי להיעזר בחברה להפקת אירועים

תכנון אירוע עסקי כאמור איננו דבר פשוט. כיום ניתן למצוא לא מעט חברות המציעות שירותי הפקת אירועים בכלל והפקת אירועים עסקיים בפרט. אם אתם תוהים אם ניתן לחסוך את שירותי החברה אשר עוסקת בתחום הפקת אירועים ופשוט להפיק את האירוע שלכם באופן עצמאי, הרי שבהחלט תוכלו לעשות זאת. אך חשוב שתדעו מראש שעל מנת לעשות זאת באופן עצמאי, עליכם לפנות מספיק זמן לעסוק בכל העניינים הטכניים הנוגעים למציאת המקום המתאים לאירוע, בחירת התוכן לאירוע באופן אשר יהיה תואם למטרות, העברת מסרים שיווקיים באירוע בצורה חכמה, בחירת קונספט לאירוע, בחירת קייטרינג לאירוע ועוד. אם אין לכם את הזמן או היכולת לעשות זאת באופן עצמאי, בהחלט כדאי לבחור בחברה העוסקת בתחום הפקת אירועים עסקיים, אשר תסייע לכם לארגן את האירוע שלכם באופן מדויק ואיכותי.

כיצד בוחרים קייטרינג לאירועים עסקיים?

אחד הדברים החשובים ביותר עבור אירועים עסקיים הוא כמובן הפן הקולינרי באירוע. אירוע עסקי משובח ואיכותי, ייזכר כך בהתאם לאוכל שיוצע בו. לכן, כאשר בוחרים מקום לאירוע עסקי, חשוב מאוד לבדוק האם מוצע קייטרינג במקום. במידה ואכן מוצע קייטרינג במקום, יש לבחון איזה סוגי מאכלים מוצעים במסגרת הקייטרינג ומה הטיב, הטעם והאיכות שלהם. אם מדובר באירועי בוקר עסקיים, כדאי לבחור באוכל קליל יותר, בקונספט ארוחת בוקר, המציעה מגוון רחב של מאכלים אשר מאפיינים את הארוחות הללו. אם מדובר באירוע עסקי שנערך בצהריים, כדאי להציע למוזמנים אוכל אשר מתאים באופיו לארוחה העיקרית של היום. כדאי לבחור בכמה מנות בשריות, בסלטים ותוספות. אם מדובר באירוע ערב עסקי, ניתן לבחור במאכלים חלביים משובחים, שיוצעו. כמו כן, יש הבדל בין קייטרינג לאירוע ישיבה לבין קייטרינג לאירוע עמידה. אם האירוע העסקי שלכם עתיד להיות אירוע עמידה, חשוב שתדאגו למאכלים בסגנון פינגר פוד או מגשי אירוח, שיוצעו כבר פתוח עבור המוזמנים או, שיוגשו על ידי מלצרים שיעברו בין המוזמנים במהלך האירוע.

בסופו של דבר, ארגון אירוע עסקי כרוך בלא מעט פרטים טכניים, אך חשוב מאוד לזכור שכל פרט טכני נחוץ מאוד לצורך הצלחת האירוע ולכן, יש לייחס לו את מלוא תשומת הלב.

אין ספק שכל אדם שעתיד לערוך אירוע כלשהו, חולם שהאירוע שלו יהיה לא פחות ממושלם. בעוד שישנם אנשים אשר בוחרים חברת הפקות כלשהי שתעסוק בכל מה שקשור לתכנון האירוע, ישנם אנשים שלא מתכוונים לבזבז את כספם בחברת הפקות לצורך תכנון האירוע שלהם ומעדיפים להקדיש את תקופת טרום האירוע, לשלל ההכנות הנדרשות לקראת האירוע שלהם. כל אדם שמתכנן באופן עצמאי את האירוע שלו ושואף שהוא יהיה לא פחות מאירוע מושלם, חייב לקרוא את המדריך הבא:

תכנון אירוע – כיצד מתחילים?

כאמור, תכנון האירוע שלכם, זוהי ללא ספק מלאכה מורכבת ותובענית. לא פעם, אדם אשר עורך אירוע מוצא את עצמו אובד בתוך כל ההכנות והתכנונים לקראת האירוע שלו. כדאי לעשות סדר בדברים ולעבוד בצורה מסודרת, על מנת שתהליך תכנון האירוע יהיה יעיל יותר ומוצלח יותר וכן, בכדי שלא לשכוח שום פרט חשוב יותר או פחות, אשר קשור לאירוע שלכם. אז, כיצד מתחילים?

1.בשלב הראשון עליכם לחשוב על אופי האירוע שלכם, בהתאם לסוג האירוע. האם האירוע שלכם הוא אירוע בר מצווה שעתיד להיות אירוע צעיר ותוסס, או שמא מדובר על אירוע חתונה אשר עתיד להיות אירוע קלאסי יותר ורגוע. כמו כן, האם האירוע שלכם עתיד להיות אירוע קטן ואינטימי, או שמא הוא עתיד להיות אירוע גדול והמוני. סגנון האירוע הוא דבר חשוב מאוד, אשר ישפיע בהמשך על קבלת החלטות הנוגעת לאירוע שלכם.

2. 2. בשלב השני יש לבחון את מספר המוזמנים שלכם. חשוב לבדוק את כמות המוזמנים שלכם בצורה כמה שיותר מדויקת, מכיוון שיש לנתון זה חשיבות. בהתאם לכמות המוזמנים, תוכלו להכריע לגבי אולם או גן אירועים התואם לאירועים קטנים, בינוניים או גדולים.
   3. השלב הבא והחשוב מאוד הוא בחירת המקום לאירוע שלכם. בחירת המקום לאירוע שלכם צריכה להתבצע בהתאם לכמה וכמה פרמטרים חשובים. ניתן למצוא כיום מקומות יפים לאירועים בכל רחבי הארץ, אך חשוב מאוד שלא להתפזר בבדיקת המקומות ולהסגר מראש על מיקום ספציפי, שבו אתם בודקים אולמות אירועים או גני אירועים. לאחר שתבחרו את המיקום האידאלי בארץ עבור האירוע שלכם, עליכם להכריע לגבי אולם האירועים או גן האירועים הרלוונטי לכם בהתאם לכמה דברים חשובים: התקציב אשר הגדרתם מראש עבור המקום שבו יערך האירוע, העונה שבה יערך האירוע, אשר תשפיע על ההחלטה לגבי גן אירועים פתוח או אולם אירועים סגור, כמות האורחים שיגיעו לאירוע שלכם, דבר אשר ישפיע על גודל האולם הנחוץ לכם וכן, בהתאם לעיצוב המקום, ההגברה, התאורה, הקולינריה המוצעת במקום, מיקום החופה במידה ומדובר בחתונה וכל דבר אחר שחשוב לכם לבחון באולם אירועים או בגן אירועים.
   4. בחירת המקום הרלוונטי עבור האירוע שלכם מבין מגוון מקומות יפים לאירועים שבדקתם, תאפשר לכם להגיע לשלב החשוב ביותר: בחירת התאריך לאירוע שלכם. אולם האירועים או גן האירועים שתבחרו, בוודאי יתנו לכם כמה תאריכים פנויים בסביבות התאריכים שחשבתם עליהם מראש וכל שיוותר לכם לעשות זה לבחור את התאריך המתאים לכם מכל הבחינות לקיום האירוע שלכם.
   5. לאחר שסגרתם את התאריך לאירוע שלכם, זה הזמן שלכם לבחור את הספקים לאירוע. אירוע מצריך מגוון רחב של אנשי מקצוע ועליכם לבחון מראש איזה אנשי מקצוע אתם צריכים עבור האירוע שלכם. אנשי המקצוע הרלוונטיים לכל אירוע הם: צלמים, וידיאו וסטילס וכן, צלמי מגנטים עבור מזכרות, במידה ותרצו, להקה או תקליטן אשר יהיו אחראים על המוזיקה באירוע שלכם, מעצבים אשר עוסקים בעיצוב חופה או אולם, בהתאם לבחירתכם, בחירת אנשי מקצוע הרלוונטיים עבור אטרקציות שונות באירוע כגון: עיצוב בר מתוקים, עיצוב בלונים לאירועו ועוד. את כל אנשי המקצוע הללו, חייבים לבחור בצורה הטובה ביותר, לאחר שקיבלתם עליהם המלצות, על מנת שהם יבצעו את התפקיד שלהם במסגרת האירוע שלכם, בצורה הטובה ביותר.

2. מציאת ביגוד לאירוע – אם מדובר בחתונה, השלב של מציאת בגדי חתן, שמלת כלה וכמובן, כל מה שנדרש עבור כלה ליום החתונה כגון: מאפרת, מעצבת שיער ועוד, זהו דבר חשוב מאוד. אך גם עבור כל אירוע אחר, יש להקפיד על בחירת הביגוד המתאים לאירוע לכלל המשפחה
3. בשלב הבא יש צורך לעצב הזמנה מתאימה לאירוע שלכם, על ידי מעצב גרפי מוכשר, מקצועי ומנוסה וכן, יש צורך לבחור בבית דפוס מקצועי לצורך הדפסת ההזמנות. לאחר הדפסת ההזמנות ניתן להתחיל לחלק אותן או לשלוח אותם, לכלל האורחים. חשוב לעשות זאת בצורה מסודרת, על מנת שלא לשכוח אף אחד.
4. על מנת שתהיו משוחררים ורגועים באירוע שלכם, חשוב מאוד שתעזרו בבני המשפחה והחברים הקרובים אליכם, לצורך חלוקת תפקידים באירוע עצמו. אם אתם מעוניינים להקל על עצמכם מעומס ההכנות לפני האירוע, ניתן להיעזר בבני המשפחה והחברים גם לפני האירוע, לצורך הארגונים וההכנות הרלוונטיים.

אין ספק שתכנון אירוע, זה לא דבר פשוט כלל. בחירת המקום שבו יערך האירוע, מהווה רק את נקודת הפתיחה לתקופה שלמה של הכנות לקראת האירוע שלכם. לכן, חשוב מאוד לנשום נשימה עמוקה, להכין את עצמכם מראש לקראת תקופה עמוסה ולחוצה, להיעזר בכל אדם שמעוניין באמת לעזור לכם ויש לו חוש טכני לכל ההכנות הללו ובעיקר, להירגע כמה שיותר ולנסות להפוך את תהליך ההכנות לקראת האירוע, לתהליך מהנה כמה שיותר.

המעמד מחייב

רבים מהמארחים מבקשים להבטיח מראש שביעות רצון מלאה, וזאת כי רק המחשבה שהם יהוו נושא שיחה שלילי גורמת להרים את הרף ובאופן כללי כולנו מבינים עד כמה קשה למצוא בייביסיטר, לצאת מהבית בשעות הערב וכמובן להפקיד סכום של כמה מאות שקלים במעטפה, ועל כן זה רק מתבקש לפנק את האורחים שטרחו להגיע, ופה נעלה מספר פרמטרים שמצריכים התייחסות יתרה, כאשר איכות המיקום מהווה פרמטר ראשי.

פרמטרים להתייחסות:

רבים מייחלים למצוא אולם אירועים איכותי, אך חשוב לעצור ולהגדיר מה מאפיין אולם ברמה גבוהה. להלן פרמטרים שעשויים להעניק מענה מקיף:

• אוכל – קיימים שני דברים שאנשים ממהרים לחשוב עליהם כאשר הם מקבלים הזמנה לאירוע. הראשון מתמקד בהוצאה הכספית והשני מתמקד בפינוק הקולינארי שעתידיים לחוות, ועל כן כה חשוב לעמוד בציפיות. אי לכך נחדד שאין הכרח להוציא סכומים מטורפים על קייטרינג, אך כן חשוב לבחון רזומה, ניסיון, איכות של חומרי הגלם, תפריט, כיצד מונעים מצב של חוסר וכדומה.
• עיצוב – ממש כמו שפס קול משלים באופן משמעותי סרט, כך עיצוב משלים באופן משמעותי את התנאים הקיימים שהאולם מציע. עיצוב חכם מצליח לרגש, להעביר סיפור מסגרת, להרים את הרף, לעורר ציפייה, לתפור את סך הפרטים וכדומה, ועל כן מאוד חשוב שהאולם הנבחר יחזיק צוות מעצבים מוכשרים שיודעים הן "לתפור" נכונה את הקונספט העיצובי של המקום, והן לקחת את העיצוב לכיוון הייחודי של המארחים. כיצד אם כן בוחנים את איכות העיצוב? כבר בכניסה לחנייה העיצוב צריך להיות נוכח, ולו בפרטים הקטנים.
• שירות – מספיק שלאורח יהיה חסר כיסא ועם הפנייה הראשונה הוא יקבל מענה מהיר, בכדי שהוא יחוש שהגיע לאולם מקצועי שחוויית האירוח מאוד חשובה מבחינתו. אי לכך ראוי לבחון מראש את טיב השירות ואף לברר אודות צוות המלצרים, כלומר יש מקום לבחון אלו דגשים הם מקבלים ועד כמה הם קבועים.
• ניקיון – גם אם האולם מעוצב באופן מרהיב, זה לא ישנה דבר אם האורח יבחין שהכוס מלוכלכת, שעל המזלג דבוקים שאריות מזון, שהכיסא דביק למגע, שהשירותים אינם מאורגנים וכדומה. אי לכך מומלץ להגיע כאורחים לאירוע אקראי שמתקיים באולם ולבחון מקרוב את נושא הניקיון.
• מיקום – עדיף להרים אירוע במקום שקרוב לרוב המוזמנים. משמע גם אם אתם גרים ברמת הגולן אך רוב החברים ובני המשפחה גרים באזור המרכז, הרי שרצוי ליישר קו, במיוחד אם מבקשים שכמה שיותר אורחים יאשרו הגעה. כמו כן, כל עוד המיקום מהלך קסמים בפני עצמו, קרי אולם בעיר תל אביב, הרי שבכלל מדובר ביתרון מובהק.
• גודל – גם האולם המרהיב ביותר יראה מסכן אם הוא יהיה גדול ביחס לכמות המוזמנים ואף ההיפך, אם הוא יראה קטן ביחס לכמות המוזמנים. אי לכך טרם מתחילים לחפש אחר אולם אירועים איכותי בתל אביב, יש לעצור ולהבין בכמה מוזמנים מדובר ובהתאם למקד את הבחירה, כאשר חשוב לקחת בחשבון שקיים הבדל בין אירוע קוקטייל לאירוע הושבה.

טיפ חשוב

לא פעם מגיעים לפגישה באולם אירועים ומתרשמים לטובה, אך בעת האירוע עצמו מגלים שקיים פער בין מה שהובטח לבין מה שקורה בפועל. כיצד אם כן עוקפים את הבעיה? הפתרון הטוב ביותר הוא פשוט להגיע לאירוע של אנשים אחרים ולבחון בלייב את איכות השירותים השנים. עם זאת, מראש נבהיר שקיימים דברים שיש להימנע מלשפוט, פשוט כי הם תוצאה ישירה של בחירות אישיות. שנרחיב? אין לשפוט את הבחירה המוזיקלית (אך כן את איכות ההגברה), אין לשפוט את הקונספט העיצובי (אך כן את ההקפדה על הפרטים הקטנים), אין לשפוט את כמות המנות (אך כן את הטעם ואת איכות הצילחות), אין לשפוט את כמות המוזמנים (אך כן את הנוחות שמציעות פינות הישיבה) וכדומה. מסקנה? רצוי להבין על אלו פרמטרים אחראי האולם עצמו, ולחלופין אלו פרמטרים הינם תולדה של טעם אישי. בכול אופן אין לדלג על שלב הבדיקה המקדימה.

כמה עולה איכות ברמה גבוהה?

אין ספק שכולם מבקשים לבחור באולם אירועים איכותי ואין ספק שהעיר ת"א מהווה מיקום מנצח, אך מצד שני על התענוג יש לשלם, משמע ברור לכל שאולם ברמה גבוהה ובמיקום מבוקש ידרשו תשלום יותר גבוה. כיצד אם כן עוקפים את הבעיה? ובכן יש כמה דרכים, אך ראשית נחדד שלמרות הביקוש הגדול והנטייה הטבעית לבחור באולם איכותי בלב ת"א, גם צריך לזכור שקיימים בעיר לא מעט אולמות ייעודיים לאירועים, עובדה שבין היתר מעמידה תחרות חשובה, כזו שמשחקת לטובת הלקוח – מוזילה מחירים. בנוסף, תמיד מומלץ לבחון האם קיימים תאריכים קרובים שפנויים (כך שבחירה בהם תוביל להנחה משמעותית), לבחור בדיג'יי יותר זול, להימנע מהשכרה פרטנית של שירותי תאורה (כמובן אם אין בהם הכרח), להסתפק באלכוהול תוצרת הארץ, לא להשתולל עם העיצוב וכדומה, משמע אם רק מתנהלים נכון ניתן להרים אירוע ברמה מאוד גבוהה ועדיין לא להיגרר להוצאות מיותרות.

עניין של גישה – יוצאים לדרך

לבסוף נציין שתמיד צריך לשאוף להרים אירוע איכותי – אירוע שיפנק את האורחים ושיעניק הרגשה טובה. מהנקודה הזו יש לצאת לדרך ולהתחיל לקבל החלטות. מהר מאוד תגלו שהעיר ת"א מהווה הבטחה, שהתחרות בתחום משחקת לטובתכם, שהעיצוב והמיקום מהווים פרמטרים משמעותיים ושכל עוד פונים לאולם הנכון זוכים ליהנות מכל החבילה. בהצלחה.

הזדמנות לצאת מהשגרה

איזה כיף שיש סיבה למסיבה! שיש סיבה לשמוח, לצאת מהשגרה, להתלבש יפה, לאכול טוב, לפגוש אנשים שאוהבים, ליהנות ממוסיקה טובה ומעוד שלל פינוקים, ועל כן כאשר מגיע הזמן שבו אתם אמורים להיות המארחים, רצוי להבין שתולים בכם לא מעט תקוות ועל כן בכדי לעמוד בהן רצוי להתחיל במציאת המתחם האידאלי ופה העיר ת"א ללא ספק מקבלת תשומת לב מרכזית, ולו כי היא מוקד העניינים.

ממש במרכז העניינים

העיר ת"א נוחה להגעה עבור סך האנשים ועל כן מהווה פשרה ראויה כאשר מתלבטים האם לבחור באזור הדרום או הצפון. כמו כן, העיר ת"א זכתה לרזומה של עיר תזזיתית בה כל הזמן מתרחשים דברים. מדובר בעיר שתמיד ערה לטרנדים האחרונים, עיר שמחה ואנרגטית, עיר מפתיעה ונעימה ועיר שהיא אורבנית ובו זמנית פסטורלית, וזאת כי היא מכילה ערבוב של גורדי שחקים, נחל מרשים, חופים שנושקים לחופים נעימים, אינספור חנויות, מוקדי תרבות ועוד. אי לכך כשאורח מקבל הזמנה לאולם שמצוי בעיר, התגובה הראשונית שלו מאוד חיובית, ולו כי מדובר בעיר שמהווה הבטחה.

בחירה ממוקדת

האם מספיק להזמין את האורחים למתחם אירועים בעיר? כמובן שלא, זהו רק חלק מהמשוואה. מהם שאר החלקים הנוספים? ובכן האולם צריך להיות מעוצב בסטייל, בגודל המתאים, באזור שנעים להגיע אליו ואם בנוסף לכל האולם גם מציע שירותי קייטרינג איכותיים ונוף מידי עוצר נשימה, הרי שהתמונה מתחילה להתבהר ולהציע חבילה אטרקטיבית ומפתה.

על טעם על ריח ועל סגנון עיצובי

יש אחד שאוהב מלוח ואחד שאוהב מתוק, יש אחד שאוהב צהוב ואחד שאוהב כחול, יש אחד שאוהב סגנון וינטג' ואחד שאוהב סגנון מודרני. מהי הנקודה? שקשה לקלוע לטעם של כולם כאשר עוסקים בעיצוב, ועל כן מוטב להבין מה בכול זאת ראוי לחפש, ופה נתמקד – נסביר שבין אם מדובר בעיצוב כזה או אחר הוא צריך להיות מוקפד, הוא צריך להיות שלם, הוא צריך להעביר תחושה נעימה, הוא צריך לרגש, הוא צריך לגרום לאורחים לחוש כאילו הם נכנסו לעולם מקביל, הוא צריך להכין מינונים נכונים – הוא צריך להיות שלם. כמו כן, טוב לדעת שכיום הסגנון האורבני שמשלב נגיעות כפריות עובד נהדר ומעניק טעימה מכל העולמות, ועל כן אם מבקשים ללכת על בטוח ותוך כדי לא להתפשר, מומלץ לחפש אחר עיצוב בעל אמירה כביכול פשוטה אך מאוד אלגנטית וברורה.

מעבר לבחירה

מעבר לבחירה של אולם מתאים שממוקם באזור מנצח ושמציע נוף מרהיב, גם יש פרמטרים נוספים שחשוב להוסיף למשוואה ופה כמובן אנחנו מכוונים לבחירת הקונספט של האירוע. לא פעם המארחים מבקשים לעצב את האירוע בקונספט פורימי, בקונספט ארצישראלי, בקונספט נטו עסקי, בקונספט כפרי, בקונספט צבעוני וכדומה, ועל כן חשוב שהמתחם הרצוי יצליח ליישר קו אל מול החזון האישי, ועל כן ברור שגם לאמירה של המתחם יש חלק במשוואה. שנדגים? עברו על שני המקרים הבאים:

• עסק מבקש להרים אירוע חברה ועל כן בוחר בקונספט אלגנטי מעונב. במקרה זה העסק צריך לבחור במתחם אירועים שנחשב יוקרתי ומוקפד.
• זוג חולם להתחתן באווירה טבעית, ועל כן הוא צריך לחפש אחר מתחם אירועים שיודע להכניס את הטבע פנימה.

פה ראוי להעלות את השאלה הבאה: האם עבור שני המקרים צריך לחפש מתחמים שונים? ובכן התשובה היא שכלל לא, וזאת כי יש אולמות אירועים שיודעים להתאים את עצמם בהתאם לבקשות הלקוח, כך שבאמצעות משחק עם עיצוב ומגוון אלמנטים משלימים בכול פעם משדרים תחושה מעט שונה. הכול שאלה של מקצועיות, אווירה ונתונים בסיסיים.

ללא בחירה – השילוב המושלם

הרבה פעמים אנשים שמתכננים להרים אירוע מגיעים לאולם ומרגישים שיש לו פוטנציאל מעולה, אך הוא אינו ממומש, וזאת אנו מציינים כיוון שחשוב להבין שאין זה מספיק שהאולם יהיה בגודל הרצוי, במיקום הרצוי ואף בסגנון הרצוי, אם סך התוצאה אינה מרגישה שלמה. אולם אירועים בסטייל בתל אביב צריך לשים דגש על עיצוב, אך גם להציע יותר. סטייל נמדד בהתאם לאופי שהוא מעביר, ועל כן הרבה פעמים עדיף למצוא מתחם אירועים שיש לו סטייל מובהק (שאתם מתחברים אליו) מאשר מתחם אירועים שהוא פשוט יפה, אך חסר כל סטייל אישי. פה נשאלת השאלה האם חייב לבחור בין השניים, כאשר התשובה כמובן שלילית – האידאל הוא למצוא אולם אירועים שיודע לשלב בין שני הנדבכים. משימה קשה? לא בהכרח.

בחינת פרמטרים נוספים

אז מצאתם את האולם בעל הסטייל שחיפשתם, מה עתה? נותר לבחון פרמטרים נוספים, קרי רזומה, איכות השירות, איכות הקייטרינג, עלות, תאריכים פנויים, התאמה לכמות המוזמנים הרצויה, אלו שירותים כלולים ואלו צריך להשלים באופן אישי, האם קיימים סך האישורים הנחוצים וכמובן שיש לבחון האם ניתן לשלב את הסגנון העיצובי הרצוי ולבצע באולם מגוון התאמות אישיות, כך שהאירוע שלכם אכן יהיה שלכם – מא' ועד ת'.

ממש כמו סיפור אהבה

הכול טוב ויפה, אך כיצד מוצאים בדיוק את האולם שעונה על סך היעדים? ובכן המשימה אינה כזו קשה, פשוט צריך לשאול חברים ובני משפחה, לחפש מעט ברשת ולברר מול ספקים שאתם מעריכים, כך שאט אט בונים רשימה של מתחמי אירועים מומלצים ופשוט קובעים פגישה. כיצד תקבלו החלטה? כאשר תגיעו למקום הנכון אתם כבר תחושו בכך – ממש כמו בסיפור אהבה!

הוצאה חשובה

לא מעט חברות מחפשות סיבה להרים אירוע, ולא כי הן ששות להוציא כספים מיותרים, אלא פשוט בשל ההבנה שאירוע חברה מעניק חמישה כלים חשובים בפרק זמן קצר. אירועי חברה מעניקים: מיתוג, תחושת שייכות, חיזוק חיובי, הצהרה בפני המתחרים וקפיצת מדרגה. שנרחיב? להלן פירוט אודות כל נדבך ונדבך.

כל הסיבות להשקיע באירוע חברה:

1. מיתוג

כאשר עסק מרים אירוע הוא זוכה למתג את עצמו בכמה אופנים. ראשית הוא מצהיר בפני העובדים שביכולתו להשקיע תקציב בפרטים שלא בהכרח הכרחיים, וכשהוא בוחר באולם יוקרתי הוא מיישר קו אל מול הסטטוס הגבוה של המקום. בנוסף, אם על הדרך הוא גם תולה מחוץ למתחם שלטים ממותגים, הרי שהוא מרוויח פעמיים.

2. תחושת שייכות

מאוד חשוב שהעובדים יחושו שהם חלק מהחברה, בין אם הם עובדים בכירים או זוטרים, ועל כן כאשר מקום העבודה מזמין את כל העובדים למתחם אירועים מרהיב, איכותי ושמשדר יוקרה וסטייל, הם ישר מרגישים מוערכים וחלק מהותי ממרקם החברה, ועל כן בהמשך הם ייתנו מעצמם הרבה יותר. מכאן כשעומדים לבחור מקום, חשוב שהוא יהיה על רמה גבוהה – מפנק ואיכותי.

3. חיזוק חיובי

תמיד כיף לצאת למתחם אירועים מפנק בו הכול נראה מושלם – העיצוב, הנוף המידי, הפרמטרים המשלימים, התאורה וכדומה, כאשר אם בנוסף לכל גם יש מוסיקה טובה ואוכל ברמה גבוהה, הרי שבכלל מדובר בכיף גדול – העובדים מרגישים שקיבלו מתנה! מהי המסקנה? בין היתר אירוע חברה חייב להציע כיבוד מושקע.

4. הצהרה בפני המתחרים

בעולם העסקים קשה להשאיר דברים מחוץ לרדאר, וזאת כי בין אם התחרות סמויה או גלויה היא ללא ספק קיימת ועל כן כאשר חברות מתחרות שומעות אודות האירוע, הן ישר מבינות שמשהו טוב קורה "בדשא של השכן" ואת ההבנה הזו מהר מאוד יגלו גם הלקוחות של אותן חברות מתחרות, כך שללא ספק מדובר בטיזר חיובי.

5. קפיצת מדרגה

הרבה פעמים אירוע חברה עוזר לסגור פינות, להוציא לפועל תוכניות, להודיע באופן חגיגי אודות הצעד הבא ואף ליצור קשרים חשובים. מכאן שמדובר באירוע קצר שמסייע לקחת את החברה כמה צעדים גדולים קדימה.

תפקידו של מתחם האירועים

לאחר שהבנו עד כמה חשוב להרים מדי תקופה אירוע חברה, גם ניתן להתחיל להבין עד כמה חשוב לבחור מקום לאירועי חברה איכותי, כזה שמיישר קו עם הערכים שהחברה מבקשת להעביר. אי לכך גם מיקום האירוע משפיע רבות אודות התדמית ועל כן הוא אינו יכול להיות פשוט, סטנדרטי, או כזה שמצוי באזור שאינו אטרקטיבי, וזאת כי עבור אותן כמה שעות שבהן מתרחש האירוע, המיקום מהווה את הפנים של החברה. מכאן שחשוב לקבל החלטה מושכלת, וגם אם נדרשים לשלם מעט יותר, זה ללא ספק שווה, כי בפני חברה שעומדת להרים אירוע עומדות אך ורק שתי אפשרויות: לבחור במיקום יוקרתי ואיכותי או פשוט לוותר – שום אופציה אמצעית אינה הגיונית.

דרישות ממקום לאירועי חברה

לאחר שהבנו עד כמה חשוב לבחור במתחם אירועים איכותי, נעבור לציין מה הוא צריך לדעת להציע – להלן דגשים חשובים:

• עיצוב אלגנטי – עיצוב שמודע לטרנדים החדשים, עיצוב מתוחכם, עיצוב שמעניק תחושה שלמה, עיצוב שמתייחס לסביבה המידית, עיצוב שאינו מתאמץ אך שכן מייצר אפקט משמעותי.
• אוכל ברמה גבוהה – חשוב להבין שכאשר עובדים מגיעים לאירוע חברה הם משקיעים מזמנם הפנוי ועל כן ראוי שהם יהיו מתוגמלים, ופה אין כמו ארוחה טובה בכדי לגרום לעובדים לשמוח שהם אכן פינו זמן והגיעו.
• גודל המתחם – חשוב ביותר להתאים בין הגודל של המתחם לכמות המוזמנים, וזאת כי אולם גדול מדי ייצר תחושת מסכנות ואילו אולם קטן מדי ייצר רושם שהחברה ביקשה לחסוך. מכאן שמראש רצוי לדעת כמה האולם יודע להכיל, ופה ראוי להבדיל בין שני מצבים, בין אירוע קוקטייל בו האורחים בעיקר עומדים, לבין אירוע הושבה סביב שולחנות. מדוע? ההבדל מבחינת כמות המוזמנים מאוד משמעותי.
• מיקום – למיקום של מתחם האירועים ישנה חשיבות רבה, כי חברה מצליחה אינה יכולה להרשות לעצמה להזמין למקום מרוחק, לאזור מוזנח וכדומה, וזאת כי עוד לפני שהאורחים יכנסו בשערי המתחם הם יחושו מובסים. מכאן שהמתחם צריך להיות ממוקם במקום שנעים להסתובב בו וכמובן כמה שיותר קרוב לסך המוזמנים, פשוט כי אף אחד אינו שש לבלות זמן ממושך ברכב.
• תאורה והגברה באיכות גבוהה – אירוע מוצלח מורכב ממגוון פרמטרים משלימים ועל כן חשוב ביותר שגם התאורה והסאונד יהיו איכותיים, וזאת כי מספיק שאנשים לא ישמעו היטב את המצגת, או ינסו לנהל שיחה ולא יצליחו (כיוון שהסאונד שמגיע מהרחבה מעיק), בכדי שהם יתמרמרו על סך התנאים.
• שירות – עובדים שמגיעים לאירוע חברה מבקשים להחליף סטטוס מעובדים לאנשים שמשרתים אותם, ועל כן בין היתר חשוב שהשירות יעניק אווירה טובה – יהיה אדיב וקשוב.

עתה יותר קל לקיים השוואה

לבסוף נציין שאכן חשוב להשקיע במתחם שמיועד להכיל את אירוע החברה ועל מנת לעשות זאת נכונה יש לבחון מהן האופציות ולהתחיל להבין איזה עיצוב מיישר קו עם מהות החברה. בנוסף, רצוי להשוות מחירים (ולזכור שלעיתים תוספת קטנה מהווה תמורה גדולה) וכמובן שמוטב לבחון תאריכים, כאשר פה נציין שימי חמישי, שישי וראשון פחות מומלצים, אלא אירועי חברה נהוג לקיים באמצע השבוע – בהצלחה!

אין הרבה אירועים בחיים שההתרגשות בהם עצומה, אירועים בהם אנו שמחים ומאושרים שהגענו לרגע הזה. אחד מהם הוא בת המצווה של הילדה, זו שגידלנו בעמל רב 12 שנה ועכשיו היא כבר לא ילדה אלא הופכת אט אט לנערה, נערה שהגיעה לגיל המשמעותי הזה. ביהדות, בת מצווה היא מעבר מילדות לבגרות בשל קבלת עול המצוות, ובכל משפחה יהודייה חילונית או דתייה, מציינים את הגיל הזה כגיל מיוחד.

חלק לא מבוטל מההורים מארגנים ממש אירוע לרגל ההגעה לגיל הזה. הם שוכרים אולם ודואגים לכל מה שמסביב, מזמינים אורחים והופכים את הערב הזה לערב בלתי נשכח. היום, מעבר לאוכל טוב ולמוזיקה טובה יש עוד אטרקציות שונות שאפשר להזמין, אך לפני הכול, צריך לבחור אולם לבת המצווה. אז איך בוחרים אולם לבת מצווה בתל אביב? על מה חשוב לתת דגש ועל מה פחות? הנה כמה טיפים שיוכלו לסייע לכם לקבל את ההחלטה הנכונה.

בחירת המנות מהתפריט

לא רק הצבא צועד על קיבתו אלא כולנו, ואחד הפרמטרים החשובים ביותר לבחירת אולם לבת מצווה בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר הוא האוכל שיוגש בו. הוא צריך להיות מגוון וצריך להיות טעים וכמובן מוגש יפה, והיום כשיש מודעות רבה כל כך לקולינריה, אין שום סיבה שתתפשרו על פחות מסטנדרטים גבוהים.

חשוב שתבדקו מהן האפשרויות העומדות בפניכם ושיהיה לכם מענה לקשת רחבה כמה שיותר של מוזמנים. אתם הרי רוצים שהם ייהנו ואין סיבה שמישהו ייצא רעב מהאירוע הזה. כך לדוגמא מנות טבעוניות הן כבר לא המלצה אלא מאסט באירוע, מכיוון שיש היום המון צמחוניים וטבעוניים ואתם חייבים לתת להם מענה. כך גם עם כשרות, אתם חייבים לוודא שיהיו גם מנות עם כשרות 'מהדרין', מכיוון שתמיד יש מוזמנים עם דרישות כשרות גבוהות יותר, ואתם רוצים שגם הם ייהנו.

מעבר לסוג האוכל, אתם צריכים גם לבחון את צורת ההגשה ומה מתאים לכם, האם זו תהיה הגשה לשולחנות על ידי מלצרים או בבופה.

מוזיקה

בבואכם לבחון אולם לבת מצווה בתל אביב ובכלל, אתם צריכים לבחון את האקוסטיקה שבו ועד כמה הוא ידידותי לחוגגים. המוזיקה היא מרכיב חשוב באירוע ואם היא לא תהיה נעימה וכיפית וכזו שנשמעת טוב בכל חלקי האולם האירוע ייפגע. מעבר לדיג'יי שינגן את המוזיקה שאתם רוצים שהוא ינגן, חשוב גם שתהיה שמיעה טובה.

בכל מה שנוגע למוזיקה, הנה טיפ. מסיבה שמחה ורועשת יכולה להיות נחמדה וגם כיף גדול עבור אלו ששרים ורוקדים, אבל מצד שני, היא יכולה גם להיות מציקה עבור לא מעט אנשים, בעיקר כשהקהל הוא מעורב מבחינת גילאים. אז מה הפתרון? הפתרון הוא מסיבת אוזניות! כן, ממש כמו שזה נשמע מסיבה שבה כל רוקדים יהיו עם אוזניות עליהם והמוזיקה לא תישמע לאחרים. יתרון נוסף של מסיבת אוזניות הוא שאפשר לפצל את המוזיקה, מה שאומר שיהיו שני סוגים של מוזיקה שיתחלקו בין הרוקדים. מה זה דורש מכם? זה דורש מכם השכרת אוזניות ייעודיות כמו גם מציאת מישהו שמנגן בקונספט הזה. מסיבת אוזניות היא טרנד שהולך ותופס תאוצה ואתם חייבים לשקול את האופציה הזו, בעיקר כשמדובר על בת מצווה.

חנייה

זה טיפ שרלוונטי לכל מקום ולעיר בפרט אך בעיקר לתל אביב. מי שאי פעם היה בסיטואציה בה הוא היה בדרך לאירוע כלשהוא בתל אביב ומצא את עצמו משוטט דקות ארוכות ולפעמים גם שעות בחיפוש אחר חנייה, יודע עד כמה זה מוציא את החשק מהאירוע. מי שהיה בסיטואציה כזו, הצטער שהוא בכלל יצא מהבית וחבל שאנשים יגיעו לאירוע שלכם כשהם כבר עצבניים וחסרי סבלנות. אם האירוע בתל אביב, אתם חייבים לוודא שהאולם בו הוא יתקיים הוא אולם שיש בו חנייה מסודרת. אם אין חנייה מסודרת, אתם צריכים לוודא שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אין שום סיבה שהמוזמנים שלכם ישלמו על חנייה ואין שום סיבה שהם יגיעו מותשים, בטח אחרי שהם משתרכים בפקקים כמו שרק בתל אביב יש.

גודל האולם לעומת כמות המוזמנים

יש אירועים שנחשבים לגדולים מראש כמו חתונה. אבל יש אירועים כמו בת מצווה, שיכולים להסתכם גם ב-100-200 אנשים. בבואכם למצוא אולם לבת המצווה של הבת שלכם, אתם צריכים לוודא שהאולם מתאים לכמות המוזמנים. שמצד אחד הוא לא יהיה קטן מידי ואז הוא יהיה צפוף ולא נוח בישיבה, בעמידה או בזמן הריקודים, אבל מצד שני שהוא גם לא יהיה גדול מידי, כך שהאולם ייראה ריק מה שעלול להיות סיטואציה לא נעימה.

חשוב להחליט קודם על כמות המוזמנים ואז לבחור את האולם הנכון ולא להיפך. זה נשמע אולי טיפ מובן מאליו אבל הוא לא עבור לא מעט אנשים.

תקציב

בסופו של דבר הכול מתחיל ונגמר בכיס שלנו, בכמה אנחנו יכולים להוציא וכמה אנחנו רוצים להוציא. אולם, גם אם המחיר שמוצע לכם בו כולל את האוכל, זה עדיין לא ההוצאה האחרונה. תחשבו כמה התקציב שלכם באופן כללי לאירוע הזה וכמה אתם רוצים להוציא. תחשבו האם אתם רוצים להוסיף אטרקציות מעבר למה שכבר יש או שאתם מחפשים אירוע בנאלי. אין שום סיבה שתיכנסו לחובות בגלל אירוע כזה ואף פעם אל תסמכו על הצ'קים, כי אתם לא באמת יודעים כמה תקבלו.

בשעה טובה אתם עומדים להתחתן. שנים שאתם מחכים לרגע הזה, הרגע בו תישבעו האחד לשני לנאמנות ואהבה לכל החיים. חתונה היא אחד האירועים הכי מרגשים בחיים אם לא האירוע המרגש ביותר, אירוע שהוא ערב חד פעמי אבל כזה שמשקיעים בו לא מעט אנרגיות כמו גם כסף כמובן. ככזה, הוא צריך להיות מושלם מכל הבחינות. הוא צריך להיות ערב בלתי נשכח עבור המוזמנים לאירוע אבל יותר מכך, עבור בני הזוג.

חתונה נתפסת כאירוע גדול, המוני. ואכן, רוב החתונות הן כאלו, חתונות של 400 – 500 אנשים וגם יותר מזה. לכל צד יש את המוזמנים שלו, חברי הילדות, החברים לעבודה וכמובן המשפחה, וההורים של שני הצדדים, גם הם מתרגשים ורוצים להזמין אנשים שחשובים להם.

אבל יש זוגות שרוצים שהחתונה שלהן תהיה אינטימית יותר. הם רוצים שרק אלו שהם באמת קרובים ומחוברים אליהם ישתתפו באירוע המרגש בחייהם. הם לא רוצים המוניות ולא רוצים כמות גדולה של מוזמנים שאת חלקם הם לא מכירים בכלל. הם רוצים חתונה קטנה של 100-200 אנשים, ורוצים שהערב הזה יהיה בלתי נשכח גם בפורום הזה. המשימה הראשונה שלהם היא כמובן למצוא אולם, ואם זה במרכז, הם צריכים למצוא אולם לחתונה קטנה במרכז.

לפני הכול – התאמה בגודל

אם אתם מהזוגות האלו שרוצים חתונה קטנה, אינטימית ומשפחתית – חברית באמת, אתם צריכים למצוא קודם כל אולם מתאים. גם אם רק מספר מצומצם של אנשים יהיו באירוע, חשוב שהמקום יהיה לא פחות ממושלם. אולם לחתונה קטנה במרכז צריך להיות אולם שיכול להכיל את כמות האנשים ולא קטן מידי, ובטח כזה שיש בו אפשרות גם להוסיף עוד כמה מקומות או עשרות מקומות למוזמנים. תמיד יכול להיות שברגע האחרון תרצו להגדיל קצת, והאולם צריך להיות כזה שיכול לתת מענה.

מצד שני, האולם צריך להיות גם לא גדול מידי. אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם "ילכו בו לאיבוד", לא רוצים שהם ירגישו שלא הגיעו מספיק אנשים ולכן הוא צריך להיות מותאם בגודל ולא גדול מידי.

תשקיעו יותר בספקים חיצוניים

אם נעזוב רגע בצד את האולם שהוא הדבר החשוב ביותר באירוע, הנה טיפ קטן אבל חשוב מאוד. אם אתם מארגנים חתונה קטנה, רוב הסיכויים שהיא תהיה גם בתקציב נמוך יחסית. זה אולי הזמן לשקול להשקיע יותר בספקים החיצוניים, צלמים, מוזיקה, עיצוב וכל מה שמסביב. חתונה היא אירוע של פעם בחיים ואם אתם הולכים על חתונה קטנה, תדאגו שהטובים ביותר יתנו לכם שירות.

תזכרו – יהיו פחות צ'קים…

אם אתם מתכננים אירוע קטן, חתונה אינטימית עם כמות קטנה יחסית של אנשים, אתם צריכים לזכור דבר חשוב. שלא כמו בחתונה קטנה, יהיה לכם הרבה פחות תמרון עם כיסוי האירוע. בחתונות גדולות מגיעים הרבה אנשים שחלק מהם נותנים צ'קים לא מבוטלים. בחתונה קטנה אתם לא יכולים להסתמך על המתנות, כך שאתם צריכים לחשב עוד יותר טוב את צעדיכם.

בחירת מקום עם אזורים שונים

אולמות אירועים גדולים מתאפיינים בין השאר בכמה אזורים. בדרך כלל יש אזור קבלת פנים, אזור אליו מגיעים המוזמנים ל"טעימות", עומדים ומדברים האחד עם השני ולאחר מכן עוברים לאזור החופה ובסופו של דבר מתיישבים לאכול כשרחבת הריקודים היא בדרך כלל סמוכה. המעברים בין האזורים מורגשים באולמות גדולים, וחשוב שזה יהיה ככה גם אם זה אולם קטן. כדאי לוודא שגם הוא מחולק לכמה אזורים, כדאי לראות שיש איפה לנוע באולם, ושהתחושה לא תהיה של משהו חנוק וקטן, גם אם מספר המוזמנים קטן יחסית.

חנייה

אולם לחתונה קטנה במרכז חייב לתת מענה בין השאר לבעיית החנייה. המרכז ידוע במצוקת החנייה שלו כשהאולם הוא בתוך עיר, ובעיקר אם העיר הזו היא תל אביב. כל אדם בעל רכב שנסע למרכז טעם את טעמו של התסכול משיטוט אין סופי למציאת חנייה. כל אדם שהסתובב בלי סוף יודע עד כמה זה יכול להיות מתיש ואם זה בדרך לאירוע, זה עלול להוציא ממנו את החשק.

אז גם אם אתם מחפשים אולם לחתונה קטנה במרכז, אתם חייבים לוודא שהאולם נותן מענה למוזמנים שלו. אתם צריכים לוודא שיש בסמוך אליו חנייה ואם לא, אז ששיש חניון קרוב שיש לו הסדר איתו.

האוכל

בסופו של דבר, אנשים נשארים עם חוויות ואוכל הוא חוויה בפני עצמה. בעיקר בחתונה קטנה, אתם צריכים לוודא שיש מענה לכל המוזמנים. אתם צריכים לוודא שיש מבחר מספיק מכובד ושהמגוון מתאים לאנשים שונים, בעיקר אם הם מעדות שונות ובגילאים שונים.

אתם צריכים גם לזכור עוד שני דברים בעניין האוכל. הראשון הוא זה שיש אנשים שהכשרות הרגילה לא מספיקה להם. הם רוצים כשרות מהדרין ואתם צריכים לדאוג לזה. לרוב האולמות יש הסדר עם איזו שהיא חברת קייטרינג שמספקת להם מנות מהדרין. אתם צריכים כמובן לוודא את זה. בנוסף, היום יש המון צמחוניים וטבעונים. אתם חייבים לספק גם להם מנות שמתאימות להם והיום אין אולם שמכבד את עצמו שלא מציע מנות כאלו.

הצוות

חתונה קטנה היא כזו שכל פרט בה מקבל אור זרקורים. אחד הדברים החשובים בבואכם למצוא אולם כזה, הוא להגיע ולבחון אותו באירוע ולראות עד כמה המלצרים נחמדים ואדיבים. כן, מעבר לשירות, לאוכל ולנותני השירות, חשוב שתהיה אוירה טוב  ולצוות במקום יש את היכולת ליצור אוירה כזו, או להיפך, אוירה לא נוחה, לחוצה ולא נעימה.

פעם, רוב החתונות היו מתקיימות ביום חמישי בערב. האורחים היו יכולים להגיע בנחת לאירוע אחרי ששבוע העבודה שלהם הסתיים, היו יכולים ליהנות בלי לחשוב על הבוקר שלמחרת ושהם צריכים לקום בו מוקדם, וכמובן, הם היו מקבלים גם מספיק זמן להתאושש מההנגאובר.

יש כמובן גם את החתונות שמתקיימות באמצע השבוע, חתונות לא פחות יפות ומיוחדות שהעלות שלהן בדרך כלל זולה מעט יותר מאלו שבמוצ"ש, אבל בשנים האחרונות יש טרנד שהולך וצובר תאוצה והוא – חתונות ביום שישי בצהריים. כן, רגע לפני שבת ובאור יום, לא מעט זוגות מתחתנים. זו יכולה להיות חתונה גדולה והמונית אבל בדרך כלל, אלו חתונות קטנות ואינטימיות יותר. אז הנה כמה סיבות למה לקיים חתונה דווקא בשישי בצהריים ולא להיות שגרתיים.

קלילה ואינטימית יותר

יש משהו בחתונות של הערב שהופך אותן לחתונות רועשות וגדולות. הן לא נחשבות לחתונות אינטימיות ובדרך כלל גם האולמות דורשים איזה שהוא מינימום של אורחים. חתונה כזו גם נחשבת לכבדה יותר ופחות קלילה, מה ששונה לגמרי בחתונות שמתקיימות ביום שישי בצהריים. חתונות שמתקיימות ביום שיש בצהריים הן הרבה יותר קלילות וזורמות. אלו חתונות קטנות ואינטימיות כפי שציינו והמוזמנים מרגישים בהן הרבה יותר כיפיים ומשוחררים. אם גם ככה אתם מתכוונים להזמין מעגל קרוב של חברים ובני משפחה, למה שלא תעשו את זה בשישי בצהריים?

חתונה קצרה יחסית

חתונות שמתקיימות בשעות הערב, יכולות להתחיל בשש – שבע בערב ולהסתיים בחצות וברוב המקרים גם הרבה יותר מאוחר מזה. לא תמיד הזוג רוצה חתונה ארוכה ומייגעת אלא משהו קצר ונחמד, וחתונות בשישי בצהריים יכולות להיות פתרון מצוין. ההיגיון אומר שזה הפוך נכון? שדווקא חתונה כזו יכולה להימשך ולהימשך… אבל ההיפך הוא הנכון. למה? מהסיבה הפשוטה. כמעט כל אולמות וגני האירועים בישראל הם עם תעודת כשרות. הם לא יוכלו לשמור עליה אם האירוע שלהם ייכנס לתוך השבת ולכן הם חייבים לסיים אותו לפני. זה אומר מקסימום אירוע עד השעה שש ובחורף עוד הרבה לפני, הכי מאוחר בשעה ארבע.

מתאימה למשפחות עם ילדים

בחתונות בשעות הערב, לא רואים בדרך כלל יותר מידי ילדים. אלו לא שעות שמתאימות למשפחות עם ילדים וגם אם כל המשפחה מוזמנת, ההורים מעדיפים להשאיר את הילדים בבית עם בייביסיטר. יש חתונות שהזוג רוצה דווקא להזמין חברים שיש להם ילדים או שהילדים במשפחה יהיו חלק מהאירוע, וחתונה בשישי בצהריים היא המתכון המתאים לכך. אין כמו חתונה ביום שישי בצהריים כדי שכולם ייהנו, הילדים יכולים להיעדר ממוסדות החינוך יום אחד וכולם נהנים, לא עייפים וחוזרים הביתה בשעה סבירה. תודו שלא חשבתם על היתרון הזה…

עלות

בסופו של דבר הכול הרי מגיע לכיס וגם זה שיקול מרכזי כשמתלבטים איזו חתונה לעשות, באיזה יום ובאיזה אולם. חתונה ביום שישי בצהריים היא בדרך כלל זולה יותר מחתונה בערב, מכמה סיבות. הראשונה, יש פחות ביקוש לחתונות ביום שישי בצהריים ולמרות שזה כבר טרנד, זה עדיין נחשב ללא שגרתי יחסית. בעלי האולמות מעדיפים להוריד קצת מחירים ולנצל את היום הזה לעוד אירוע. בנוסף, אירוע כזה הוא כפי שציינו יותר אינטימי בדרך כלל, עם פחות מוזמנים מה שיוצר פחות עלויות.

סיבה נוספת שאירוע כזה יהיה זול יותר, היא כי הכול עולה פחות. באירוע כזה לא חייבים ארוחה מלאה בת כמה מנות אלא אפשר לבחור במשהו קליל יותר, אירוע כזה יכול להיות חלבי ועם פחות הוצאות על האוכל. לא צריך תאורה מיוחדת ולא צריך נרות על השולחנות, ובאופן כללי יש פחות פסיליטיז שעולה כסף.

אפשר לערוך חתונה בחוץ

נכון, גם חתונה בשעות הערב יכולה להיות בחוץ כמו שמציעים לא מעט גני אירועים. אבל ביום, חתונה בחוץ תהיה נעימה, תהיה נוחה יותר ואם החתונה בתקופה בה מזג האויר נוח, זה יכול להיות מושלם. חתונה בחוץ יכולה להיות חתונה כפרית, חתונה שנערכת תחת כיפת השמים עם אור טבעי. לא צריך שהיא תהיה באולם והיא לא צריכה לערב אביזרי עזר שונים.

דברים חשובים בבחירת אולם

בבואכם לבחור אולם לחתונה ביום שיש בצהריים, יש כמה דברים שאתם צריכים לתת עליהם את הדעת.

• חנייה – שישי בצהריים ידוע כיום בו אנשים יוצאים לבלות, ואם האולם הוא באזור הומה אדם ובעיר כמו תל אביב, אתם חייבים לוודא שיש פתרונות חנייה. פתרונות כאלו יכולים לבוא בדמות חנייה של האולם, ויכולים לבוא בדמות חניון שיש לו הסדר עם האולם.
• אוכל – נכון שחתונה ביום שישי בצהריים היא חתונה קלילה יותר ולא חייבים בה ארוחה מלאה, אך עדיין, האוכל הוא מרכיב חשוב בהצלחת האירוע ואם אתם שהוא יצליח, תוודאו שהאוכל מכובד מספיק ומתאים לכולם גם מבחינת כשרות.
• תשקלו חתונה הפוכה – מהי חתונה הפוכה? בדיוק כמו שזה נשמע. קודם כל המוזמנים יאכלו ארוחת צהריים טובה ולאחר שהם יהיו רגועים, יהיה טקס החתונה. למה זה טוב? גם כי זה יותר נוח בעיקר אם יש הרבה ילדים באירוע שרוצים להרגיע אותם, וגם כי ככה גם שומרי השבת יוכלו ליהנות מהאוכל ולא יצטרכו להזדרז ולצאת מיד לאחר החופה בלי שהספיקו לאכול. תוודאו שהאולם מאפשר את האופציה הזו.
• אדיבות הצוות – כדאי מאוד להגיע לאירוע שמתקיים בקונספט הזה ולהתרשם מהצוות, מההגשה ומכל מה שמסביב. חלק חשוב באווירה הטובה הוא האדיבות של הצוות המקום

חתונה ביום שישי יכולה אם כן להיות אירוע מוצלח, רק חשוב לזכור שמדובר על קונספט אחר וצריך לחשוב על כל פרט.

כל אירוע שתרצו להפיק, לפני הכל יהיה חשוב לכם שהוא יהיה מותאם לאופי האירוע, לרצונות ולצרכים שלכם ושל כל האורחים. אירוע שמתאים לאופי המוזמנים משמעותו שהוא מתאים את עצמו בכל הקשור למיקום שתבחרו, לסוג המזון שיוגש, למוסיקה ולעיצוב הכללי ולפרמטרים נוספים שמשפיעים על הצלחת האירוע. כיצד ניתן לתכנן אירוע בהתאם לאופי שלו? על אילו פרמטרים חשוב מאוד לשים דגש ואילו פחות חשובים? ואיך נוכל לוודא שהאירוע שלנו יציע את החוויה האולטימטיבית לאורחים ויקלע בול לטעם של כולם? במאמר זה נספק כמה טיפים שיסייעו לכם לתכנן אירוע מוצלח.

אופיו של האירוע אינו בא לכדי ביטוי רק בעיצוב של המקום או באווירה, אלא שעליו לכלול את מידת ההתאמה המדויקת בין המזון שיוגש לבין כמות המוזמנים, בין סוג התפריט שייבחר לבין העדפות הקולינריות של בעלי האירוע ומגוון האורחים והכל תוך כדי ארגון מושלם ומדוקדק של עמדות המזון והיערכות נכונה של כוח אדם. אומרים שהדרך לליבו של האדם נעשית דרך קיבתו ולו בכדי, אדם שבע הוא אדם מסופק ושבע רצון, ולשם עליכם לכוון בעת תכנון האירוע שלכם, אבל לא רק.

דברים טובים באים באריזות קטנות                                                                                           

לא פעם נחליט שאנחנו מעוניינים באירוע קטן, שמכיל קהל מוזמנים מצומצם, אבל עם זאת, שיהיה איכותי ומשובח במיוחד. נאמר רק שיש הבדל מהותי בין אירוע שמתנהל באולם קטן ואינטימי לבין אירוע שמתנהל באולם גדול. טעות גדולה תהייה להכיל כמות גדולה של אנשים במקום קטן, שכן זה ייצור אווירת מחנק, וההפך, חלל שהוא גדול לכמות מצומצמת של אנשים, ישרה אווירה מנוכרת ומורחקת לאורך כל האירוע.

יחד עם זאת היתרונות של אולם קטן שמאפיין בעיקר אירועי בוטיק, הם רבים, אולם קטן מציע אינטימיות מקסימלית, אווירה שבה כולם מכירים את כולם ותחושה של אחדות, אפשר להשקיע במשקאות מובחרים במיוחד ובקולינריה משובחת פי כמה. באירועים קטנים ניתן לכלול את הקונספט של מנות קטנות, קונספט שנחשב בימינו לטרנדי במיוחד והוא כובש חללי אירוע רבים בעולם. כמובן שחשוב, לא פחות, גם להשקיע בפרטים הקטנים, בריהוט ובכל מערכות הישיבה ובכל מה שעושה את ההבדל בין חלל גדול לבין חלל בוטיק מצומצם ומושקע למשעי.

שילובים קולינריים המתאימים לחיך של האורחים                                                              

לאורחים שמגיעים לאירוע יש טעם משלהם, הדבר בא לכדי ביטוי גם בהעדפות הקולינריות של כל אחד ואחד. כך למשל באירוע של בני העדות הספרדיות חשוב לשים דגש על טעמים אותנטיים וחזקים שמאפיינים את העדה, לעומת אירוע של יוצאי עדות אשכנז, שם פופולריים יותר טעמים אחרים שמאפיינים את העדה וכיוצא בכך. כמו כן, רבים מהאוכלוסייה בימינו הם צמחוניים או טבעוניים, רגישים ללקטוז, אוכלי כשר וכו', וחשוב שנספק לכל אלה את המזון המתאים להם. מוטל גם על האולם וגם על הקייטרינג, גדולים או קטנים ככל שיהיו, להציע תפריט מגוון ועשיר, שממנו ניתן לבחור את המנות המתאימות ביותר לאופי של האירוע שלכם. מבחר זה יבטיח שתקלעו בול למטרה ובעיקר – לטעמם של כל האורחים שלכם.

התאמה בין צוות כוח האדם לבין סדר גודלו של האירוע                                          

אופיו של האירוע מוכתב לא פעם גם על ידי טיב השירותים שמוצעים בו. בהתאם לזאת, יש להיערך עם צוות של כוח אדם שיתאים למידות האירוע ושיצליח לספק את השירות האולטימטיבי. אירועי בוטיק שהם נחשבים ליותר קטנים, לא דורשים מלצרים רבים, עם זאת הם מוגדרים כאינטימיים וחמימים, ולרוב הצוות של המלצרים ישרתו נאמנה את האורחים בשירותים נוספים. איכותו של הקייטרינג או של האולם לא פעם תקבע על ידי הגורם האנושי, שהם הסגל של האולם ולכן יש לוודא שהמלצרים וכל נותן שירות כזה או אחר, מספקים את הסחורה, מעניקים יחס חם, אישי וסבלני לאורחים ובד בבד שומרים על ייצוגיות מרבית.

גימיקים שיווקיים                                                                                                         

באם מדובר באירוע חברה שבו מתכנסים גם העובדים וגם לקוחות או חברות שמשתפות פעולה, לקוחות פוטנציאלים וכדומה, חשוב שהאירוע שלכם יכיל גם גימיקים שיווקיים ומוצרי מיתוג. אירוע חברה צריך להעביר מסר ברור ועל כן יש לתכנן אותו בקפידה. גם החלל יעוצב בהתאם לאופי האירוע, במידה ויהיו נאומים אזי צריך להתכונן לקראת באמצעות במה או מיקרופונים או במידה ורוצים להקרין מצגת צריך להתאים את החלל בהתאם לזאת ועוד. גם כל הפן הקולינרי וצורת הגשה אמורים להיות תואמים לאופי האירוע.

אווירה ומוסיקת רקע                                                                                                  

אווירה תבוא לידי ביטוי במכלול הדברים שהוזכרו לעיל אך גם בעיצוב החלל ובסגנון המוסיקה שתתנגן ברקע. באירועים גדולים עם קהל רב, תתוכנן רחבת ריקודים גדולה עליה ירקדו או יישאו נאומים. כמו כן, באירועים קטנים ומצומצמים ניתן להימנע מרחבת ריקודים ולהעדיף את כל החלל לטובת "מינגלינג", שמשמעותו מפגשים בין אנשים באירוע חברתי שמטרתו העיקרית היא יצירת קשרים בין הנוכחים ויצירת הזדמנויות חדשות ועסקיות. הבחירה של המוסיקה תיבחר בהתאם לסוג האירוע ולאופי האורחים, במידה ומטרת האירוע הוא השקה ואנשים באים לשוחח ולהחליף חוויות, מוסיקה רועשת וקולנית לא תתאים לסוג אירוע כזה, לעומת אירוע שכל מטרתו היא לשמוח ולרקוד יחד, המוסיקה תהווה פרט מהותי.

ולסיכום – וודאו כי כל הרצונות שלכם באים לכדי ביטוי                                                      

גם כשמתכננים אירוע קטן, חשוב שכל הצרכים שלכם יקבלו את המענה הטוב ביותר ובצורה הכי מקצועית ואיכותית שיש. בדרך זו תוכלו להבטיח כי גם הקייטרינג וגם האולם מצליחים להוציא אל הפועל את כל החלומות שלכם לגבי סוג ואופי האירוע שאתם רוצים, שומרים על ההווי אותו אתם שואפים להשיג ועוזרים לכם להפיק אירוע שישאיר טעם טוב בליבם ובקיבתם של האורחים שלכם.