להגדיר את אופי האירוע: טיפים לבחירת קייטרינג לאירועים עסקיים

כל מי שעוסק בהפקת אירועים עסקיים כבר מבין היטב שהאוכל הוא חלק משמעותי מכל אירוע באשר יהיה, ויכול לתרום מאוד להצלחת האירוע, ולהיפך. על אף שאירועים עסקיים, במקרים רבים אינם עוסקים דווקא בשמחות ובחגיגות, עדיין נוצר סטנדרט לפיו חייב להיות מוגש בו אוכל איכותי, ועל השירות להיות יעיל ומקצועי.

בחירת חברת הקייטרינג היא אחד השלבים הראשונים בהפקת האירוע, מאחר ויש להתאים את האולם בו ייערך האירוע להגשת המזון באופן מדויק. לדוגמא, אם מדובר באירוע בוקר, בו יוגש קפה למוזמנים, צריך להיות מותקן במקום בר קפה, עם כל המכשור והפסיליטיס הדרושים לשם כך, לרבות חיבור למים ולחשמל. דוגמא אחרת, אם מדובר באירוע חברה שמטרתו לחגוג הישג או לשמח את העובדים, סביר להניח שתרצו לשים דגש על בר אלכוהולי עשיר, וגם לשם כך יש להיערך מבחינה לוגיסטית.

אי לכך, בחירת סוג המנות והמשקאות שיוגשו באירוע צריכה להיעשות ממש בתחילת הדרך, תוך שאתם המפיקים, לוקחים בחשבון מספר פרמטרים עיקריים.

מהו גודל התקציב העומד לרשותכם?

התקציב הוא פקטור חשוב במיוחד כאשר מדובר בבחירת קייטרינג לאירועים עסקיים, מאחר וזהו אחד המרכיבים היקרים יותר בהפקת האירוע, ולכן כדאי לדעת מבעוד מועד, עד כמה ניתן לשחרר ולהגמיש את הבחירה. לא רק שהאוכל עצמו הוא יקר מאוד בישראל, אלא גם השכר של הצוות שצריך להכינו ולהגישו יגבה נתח משמעותי מהתקציב שלכם, ולכן הגישה צריכה להיות כמובן קודם כל דרך התקציב. עם זאת, תשמחו לשמוע שגם עם תקציב מוגבל, ניתן בדרכים יצירתיות להעניק לאורחים שלכם תחושה של פינוק ושל נדיבות. לדוגמא, אם ממירים הגשת ארוחה חמה במסיבת קוקטייל, במסגרתה מלצרים מסתובבים עם מגשים ועליהם מתאבנים שהולכים טוב עם הדרינק, ניתן לחסוך באופן משמעותי. דוגמא נוספת – המרה של הגשה באמצעות מלצרים בבופה במודל של שירות עצמי, גם תהווה חיסכון ניכר, שכן לא תידרשו לשלם למלצרים. עוד כיוון אפשרי, הוא להמיר ארוחה בשרית בתפריט חלבי צמחוני, ובכך לחסוך באופן ניכר את מחירם של הפרודוקטים היקרים. 

מהו אופי האירוע?

הפרמטר הבא שיסייע לכם בבחירת הקייטרינג המתאים ביותר, הוא אופי האירוע, והמסר שמי שיזם אותו מעוניין להעביר. לדוגמא, אם מדובר באירוע באווירה שיווקית ייצוגית, שעומד להתקיים בשעות הבוקר, ככל הנראה תפריט של קפה, עוגות וכריכים יספיקו במקרה זה. אם לחילופין, מדובר במסיבה של חברת הייטק צעירה, למשל חגיגות ההנפקה של החברה, כאן יהיה הדגש על אלכוהול, וסביר להניח שהמשתתפים לא יהיו מעוניינים בארוחה כבדה ורצינית מדי. יש לקחת בחשבון בהקשר זה גם את התוכנית האומנותית המתוכננת לאירוע. אם מדובר בטקס ארוך בישיבה, עם הרבה הקראות, מצגות, סרטונים וכו', יש להתאים את הנשנושים לכך. אם, לחילופין, מדובר באירוע מינגלינג, בו מסתובבים בין קולגות עם דרינק ביד, יש להתאים את המנות לכך.

להתאים את הקייטרינג לסגנון המקום בו נערך האירוע

מפיקי אירועים מקצועיים יודעים שהם צריכים לייצר חוויה הוליסטית והרמונית בתוך אירוע אחד, הנחלק למספר היבטים. הכוונה היא שכל המרכיבים של האירוע, לרבות הלוקיישן, האוכל, העיצוב והמוזיקה – ידברו באותה השפה ויתכתבו זה עם זה. ההפקה צריכה להתחיל מהגדרת הקונספט של האירוע ואז לבנות אותו שלב אחר שלב. לכן, אם בחרתם עבור האירוע מקום באווירת טבע למשל, כדאי שהאוכל יהיה בכיוון של פירות, ירקות, לחמים ובגטים, וסגנון ההגשה יהיה כפרי. אם לעומת זאת, מדובר במקום עם אופי אורבני יותר, קפה ומאפה או קוקטיילים ומתאבנים טרנדיים, יתאימו יותר. היצמדות אל קונספט מסוים כבר מהשלבים הראשונים של ההפקה, ולאורך כל הדרך, היא המפתח לאירוע זורם, מסוגנן ומהנה. 

להעדיף מראש בחירת מקום עם קייטרינג בילט אין

אם עסקינן באירוע זורם והרמוני, הרי שהשירות וההגשה בו פועלים באופן שוטף, יעיל ומיומן, ואילו האורחים לא מבחינים בתכונה שסביבם, ומבלים בנינוחות. מעבר לבחירת המנות, יש לבחון היטב את רמת השירות שחברת הקייטרינג מציעה. חוץ להשיג המלצות ממקור ראשון, קשה מאוד לצפות כיצד יתנהל השירות בזמן אמת. הנקודה הזו היא חשובה ביותר, מאחר שלא משנה כמה המנות טעימות, טרנדיות וברמה גבוהה, אם השירות וההגשה לא יזרמו ולא יתנהלו ביעילות, כל אלו ירדו לטמיון. בשורה התחתונה, המשתתפים באירוע יישארו לאורך זמן ממושך מדי – בלי מזון ומשקאות בידם, מה שעלול לחבל קשות בהנאה שלהם מהאירוע.

אחד המהלכים שיכולים להגביר את הסיכויים של שירות והגשה יעילים, הם בחירת אולם אירועים שמציע חברת קייטרינג "בילט אין". כמובן שקודם כל כדאי לבחון את איכות הקייטרינג בפני עצמו, ולוודא שהוא בכיוון וברמה שאתם מחפשים, אך בהנחה שכן, תוכלו להנות משלל יתרונות בהקשר זה.

חברת קייטרינג שכבר צברה ניסיון עבודה בתוך מבנה מסוים, בהכרח תתנהל טוב יותר מאשר במקרה שתפעל לראשונה, במקום זר לה. כאשר כל אנשי הצוות יודעים בדיוק איפה ממוקם כל דבר, וכבר סיגלו להם נהלי עבודה מסוימים וטובים במקום, הדרך שלכם לעבר אירוע זורם, עם שירות טוב והנאה גדולה של האורחים – כבר סלולה.

לסיכום, בשלבים הראשונים של הפקת אירוע, כדאי להבין את האמצעים העומדים לרשותכם לצורך הפקתו, ובשלב הבא להגדיר קונספט מסוים, שיסייע לכם להפיק אירוע הרמוני, שמדבר בשפה אחידה. חשוב להבין ולזכור, שלמנות ולמשקאות שיוגשו באירוע תהיה חשיבות גדולה מאוד בהצלחתו, ולכן מומלץ להשקיע בבחירתם.