הדרך הנכונה לחפש אולמות אירועים במרכז הארץ

אין ויכוח על כך שהאולם בו יתקיים האירוע שאתם מפיקים, הוא הפקטור החשוב והמשפיע ביותר על הצלחת האירוע. לכן, חיפוש ומציאת האחד המתאים ביותר, אינם עניין של מה בכך ויש להשקיע בתהליך הזה את מלוא תשומת הלב. עם זאת, לפני שאתם נכנסים ללחץ, נרגיע ונאמר שאם תעבדו בצורה מסודרת ותערכו תעדוף נכון של הפרמטרים החשובים, תוכלו להגיע לאולם המושלם בקלות ובמהירות, וכך להבטיח אחוז מכובד של הצלחה באירוע שלכם. אז רגע לפני שאתם יוצאים לחיפוש אחר אולמות אירועים במרכז הארץ, הנה כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם לעשות זאת באופן יעיל ומוצלח.

לגבש ולהגדיר את נתוני האירוע

נכון שבלי אולם אין לכם אירוע, וכן ישנה חשיבות למהירות ההחלטה והפעולה בהקשר הזה, שכן, אם לא תכו בברזל כאשר הוא חם, אתם עלולים לפספס מקום שווה ואטרקטיבי. אך עם זאת, חיפוש האולם צריך להתחיל בשלב יחסית מתקדם של ההפקה, או יותר נכון בשלב בו יש באמתחתכם את כל המאפיינים והנתונים הבסיסיים של האירוע, כאשר הם מוגדרים ומוסכמים על ידי כל הנוגעים בדבר, לרבות מי שיזם ומממן את האירוע. לכן, עוד הרבה לפני שמתחילים לחפש את האולם, חשוב שתהיה לכם רשימה מוכנה של הנתונים הבאים:

סוג האירוע

אם כבר הפקתם אירוע או שניים בחייכם, אתם ודאי יודעים היטב שלכל סוג אירוע יש את המאפיינים השונים והייחודיים לו. לדוגמא, אירוע חברה שנועד לחגוג הישג מסוים של החברה, יהיה שונה מאירוע חברה שהוא למשל מסיבת פורים לעובדים, ואילו שני אלו, שיתאפיינו בסגנון ״מסיבתי״ בדרך כלל, יהיו שונים לחלוטין מאירוע עסקי שנועד למשל, ליצור מינגלינג ונטוורקינג בין אנשי עסקים מתחום מסוים. כמובן, אם בכלל מדובר באירוע חתונה, הוא יהיה שונה לחלוטין. סוג האירוע והפורמט, ישאבו ישירות ממטרת האירוע. את מטרת האירוע, מי שיזם (ובדרך כלל גם יממן) צריך להגדיר באופן מדויק, ממש בתחילת תהליך ההפקה. על מנת שיהיה אירוע מקצועי ומהודק, יש לקבל החלטה מגובשת בהקשר זה. אולמות אירועים שונים מתאפיינים בתכונות שונות לרבות גודל וסגנון, וכדי שאלו יתאימו לאירוע שאתם מפיקים, יש קודם כל להבין את המאפיין הראשי של האירוע עצמו.

גודל האירוע

כמובן, אחד הנתונים החשובים ביותר כדי להתאים את האולם לאירוע, הוא לדעת כמה משתתפים עומדים לקחת חלק באירוע. במידה ואתם מחפשים מקום לאירועים קטנים במרכז, כדאי לשים לב לא רק שהאולם יכול להכיל את כל המשתתפים שלכם, אלא גם לבחון את הצד השני – ולוודא שהוא גם לא גדול מדי. כמובן שכדאי לקחת בחשבון גם ביטולי הגעה פוטנציאליים ולהשתדל להתאים בדיוק המירבי את גודל האולם להיקף האירוע.

התקציב לאירוע

טיפ חשוב שיכול לחסוך לכם הרבה כיתות רגליים וזמן יקר, אל תתחילו לחפש אחר אולם אירועים לפני שאתם יודעים בדיוק מהו התקציב שהוגדר לצורך האירוע. עם זאת, אם במקרה מצאתם אולם שנראה לכם מושלם ומדויק לאירוע שלכם, שווה לשקול חריגה כזו או אחרת מהתקציב. כאמור, האולם עושה את האירוע ואם נפלתם על אחד יוצא דופן ושווה במיוחד, יתכן ששווה להתגמש עבורו, ואולי אף לקצץ ממרכיבים אחרים הדרושים לאירוע.

הקונספט של האירוע

בהמשך לסוג האירוע המשתנה – אירוע חברה, אירוע עסקי או בכלל מסיבת חתונה או יום הולדת עגול, לכל אירוע יש גם קונספט מסוים. עם ובלי קשר למציאת האולם המתאים, כדאי להתעכב ולנסות לגבש קונספט – נושא מרכזי לאירוע, בתחילת תהליך ההפקה. לא רק שהאירוע יהיה ייחודי ואיכותי יותר באופן זה, מה גם שהקונספט ינחה אתכם ביתר קלות אל עבר ההחלטות והבחירות הנכונות לגבי האירוע. למשל, אם מחליטים שהאירוע יהיה בסגנון שנות השישים, אז כבר ברור אילו מקומות יתאימו ואילו פחות, איך כדאי לעצב את האולם, איזה די.ג׳יי יתאים לתקלט באירוע וכן הלאה.

הכל מוכן – בואו נצא לדרך

כעת, משגיבשתם את מאפייני האירוע, ניתן להתחיל בחיפוש האולם, ולהסב את הזרקור אל עבר הנתונים של האולם עצמו.

מומלץ לבחון את האולם על פי הפרמטרים הבאים

 

גודל

מהרגע שרשימת האורחים גובשה, פחות או יותר, אתם כבר יודעים מהו גודל האולם הדרוש לכם. זה הזמן להצליב בין הנתון של גודל האירוע לבין נתוני הגודל של האולמות שאתם מחפשים, ואף לצמצם את החיפוש להיקף המדויק שאתם זקוקים לו. לא גדול מדי, וכמובן לא קטן מדי. זהו אינו פרמטר שכדאי להתפשר עליו.

מחיר

האם דרישות המחיר של האולם שאתם בוחנים, עולות בקנה אחד עם התקציב שהוגדר לאירוע? אם לא, האם יש דרך להתגמש או להתמקח עליו? חישבו אם הדבר יצדיק את המאמץ או שמוטב להתקדם אל עבר האופציה הבאה.

סגנון 

האם הסגנון של המקום מתאים לקונספט ולסוג האירוע שאתם מפיקים? גם אם כן, שווה להתעכב ולבדוק – האם הוא מיוחד ומקורי, האם האווירה בו מתאימה והאם הוא יוצר את הרושם והייחודיות אליהם אתם שואפים בעצם הפקת האירוע הזה.

איכות 

האם האדריכלות, העיצוב והסגנון הם ״פיין״ ומשדרים איכות? האם הספקים העובדים במקום הם מומלצים ואיכותיים? למאפיינים האלו תהיה השפעה ישירה על איכות האירוע שלכם, וגם כאן – לא כדאי להתפשר.

מיקום

צמצמתם את החיפוש שלכם למקומות במרכז הארץ, אך האם האולם הזה באמת נמצא במיקום מרכזי, נוח ואטרקטיבי? ככל שהמיקום יהיה נגיש יותר, כך יגברו אחוזי הנוכחות באירוע שלכם.