הפקת אירוע עסקי בתל אביב: כל מה שהמארגנים צריכים לדעת

אם אתם חדשים בתחום, או פשוט מעוניינים בכמה דגשים וטיפים להפקה מקצועית של אירוע עסקי  – הכנו עבורכם מדריך מקוצר לארגון אירוע מוצלח, לצד כמה עצות מועילות למציאת אולם האירועים המושלם

תל אביב, המרכז הכלכלי והתרבותי השוקק של ישראל, מציעה מסגרת דינמית שמתאימה במיוחד לאירוח אירועים עסקיים. החל מכנסים בינלאומיים ועד לאירועי חברה אינטימיים, העיר משלבת באופן ייחודי בין תשתית מודרנית לבין תרבות וסגנון. 

אם אתם חדשים בתחום, או פשוט מעוניינים בכמה דגשים וטיפים להפקת אירוע עסקי בתל אביב – הנה מדריך מקוצר לארגון אירוע מוצלח, לצד כמה עצות מועילות למציאת אולם האירועים המושלם.

הבנת הנוף העסקי של תל אביב

לפני שצוללים לתהליך ההפקה והתכנון של האירוע, חשוב להבין את הסביבה העסקית הייחודית של תל אביב. העיר היא מה שמכונה ״hot spot" בכל הנוגע לטכנולוגיה ולחדשנות. יש שמגדילים ואומרים שהיא עמק הסיליקון של ישראל. הרקע הזה, הופך את תל אביב למיקום אטרקטיבי עבור כנסים טכנולוגיים, אירועי סטארט-אפים ופגישות משקיעים. בנוסף, הכלכלה המגוונת של העיר תומכת גם במגוון רחב של אירועים עסקיים אחרים.

הכל עניין של טיימינג: בחירת המועד הנכון לאירוע

טיימינג איז אבריס׳ינג. האקלים הים תיכוני של תל אביב מתאפיין בקיץ חם ולח, וחורף עם מזג אוויר שנוטה דווקא להיות נוח ונעים ברובו, עם מעט ימי גשם יחסית. עם זאת, כאשר בוחרים את המועד לאירוע, חשוב לקחת בחשבון גם שבתות וחגים מרכזיים, שכן אלה עלולים להשפיע על זמינות המשתתפים ועל זמני הפעילות של האולם. חודשי האביב והסתיו הם בדרך כלל אידיאליים, כאשר ברובם שורר מזג אוויר נעים ולצד זאת הם נחשבים לעונות מתונות מבחינת תיירות חוץ ופנים כאחד, בהשוואה לקיץ.

מציאת המקום המושלם

כשמחפשים מקום לאירוע חברה בתל אביב, יש לקחת בחשבון מספר גורמים. העיר מציעה מגוון אפשרויות, החל מבתי מלון מפוארים עם אולמות כנסים חדישים ועד למקומות בוטיקיים ייחודיים כמו אולמות עם נוף ירוק לפארק, מקומות על חוף הים או מרכזי תרבות כמו גלריות באווירה בוהמית. בין השיקולים המרכזיים שצריכים להנחות אתכם בבחירת המקום המתאים, חשוב לשים את הדגש על גודל האירוע, על ציוד טכני, לרבות אמצעים טכנולוגיים, נגישות וקרבה למוקדי תחבורה. העלו לראש רשימה מקומות עם נגישות גבוהה אך עם אווירה אקסקלוסיבית ומאפיינים סגנוניים מיוחדים. כך תצליחו ״לרקוד על כל החתונות״ ולהנות גם מנוחות אופטימלית וגם מאווירה ייחודית. 

יש ברשימה אורחים מחו״ל? חייבים לחשוב עליהם

אם באירוע שלכם צפויים להשתתף אורחים מחו״ל, חשוב לחשוב על הצרכים שלהם. אם בחרתם לקיים את האירוע בתל אביב, כבר הלכתם לקראתם, שכן, הקרבה והנגישות לנתב״ג הן אידיאליות. כמו כן, מומלץ להכין עבורם רשימה של מלונות מומלצים, רצוי עם מגוון אפשרויות של עלויות, וכמובן – לבחור כאלה הקרובים למקום האירוע. בנוסף, סיפוק מידע על תחבורה מקומית, תמיכה בשפה ונורמות תרבותיות ישפר את חווית האורחים האלה.

היכרות עם תקנות, היתרים והיבטים לוגיסטיים 

ניווט בנוף הבירוקרטי של הפקת אירועים הוא שלב חיוני בתכנון האירוע. הדבר כולל הכרת היתרים הדרושים להתכנסויות גדולות, תקנות רעש ודרישות עירוניות אחרות. במרבית המקרים, אנשי הקשר העומדים לשירותכם מטען אולם האירועים, עשויים לייעל תהליך זה, ולהבטיח עמידה בתקנות וציות לחוק.

אמרתם תל אביב – אמרתם טכנולוגיה

בהתחשב במוניטין של תל אביב כמרכז טכנולוגי, שילוב הטכנולוגיה העדכנית ביותר באירוע שלכם יכול להיות אטרקציה של ממש. החל ממערכות מתקדמות להקרנת מצגות ועד לכלי רשת מבוססי אפליקציות, מינוף הטכנולוגיה יכול לשפר את מעורבות המשתתפים ולייעל את ניהול האירוע כולו.

שיווק אפקטיבי לאירוע הוא מאסט

שיווק אפקטיבי הוא המפתח להבטחת אחוזי השתתפות גבוהים באירוע. השתמשו בפלטפורמות דיגיטליות, מדיה חברתית ונותני חסות, כדי לקדם את האירוע שלכם. כמו כן, חשוב להתאים את אסטרטגיית השיווק שלכם, כך שתפנה למשתתפים מקומיים ובינלאומיים כאחד, וכך תרחיבו את טווח ההשתתפות באירוע.

נטוורקינג: אחת ממטרות העל של אירועים עסקיים

אחת המטרות העיקריות של אירועים עסקיים היא נטוורקינג. אחד מתפקידכם כמפיקי האירוע הוא ליצור ולספק מרחבים מתאימים, שיעודדו את המשתתפים להתחבר. כמו כן, כדאי לחשוב גם על פעילויות ייעודיות במסגרת תוכנית האירוע, שמטרתן היא מינגלינג ויצירת נטוורקינג. חישבו על פאנלים של סיעור מוחות, לצד יצירת מרחבים דיגיטליים כמו קבוצות ווטסאפ או אפליקציות ייעודיות לתקשורת בין המשתתפים. בנוסף, השאירו משבצות ריקות בתוכנית האירוע, בהן האורחים יוכלו פשוט להסתובב ולדבר זה עם זה. תנו עדיפות לאולמות אירועים המציעים חללים מתאימים, כמו לאונג׳ים, חללי פטיו, מרפסות ועוד חללים שיש בהם אווירת קז׳ואל שמעודדת אינטראקציה ושיחות נינוחות.

מה חשוב לדעת כשמחפשים מקום לאירוע חברה בתל אביב?

מציאת המקום הנכון בתל אביב דורשת איזון בין פרקטיות לבין הקסם הייחודי שהעיר מציעה. חשוב להבין לעומק את אופי האירוע המתוכנן – בין אם זה כנס רשמי או מפגש נטוורקינג קז׳ואלי ובלתי מחייב – ולבחור מקום שמתיישר עם העניין הזה. גודל האירוע שלכם יכתיב את בחירתכם; כאשר מדובר במפגשים קטנים ואינטימיים, מקומות בוטיקיים עם סטייל ייחודי ומקורי יתאימו יותר. לחלופין, אם מדובר בהפקות גדולות,  יתכן שיתאימו יותר מרכזי כנסים ייעודיים או אולמות אירועים שהקיבולת שלהם מתאימה לאירועים בסדר גודל כזה. 

כמו כן, היבט הנגישות הוא קריטי. העדיפו אולמות הממוקמים ליד מוקדי תחבורה מרכזיים או לחילופין – כאלו השוכנים בלב העיר. כמו כן, קחו בחשבון את היכולות הלוגיסטיות והטכנולוגיות של המקום, במיוחד אם אתם מארחים אירוע ממוקד טכנולוגיה.

לבסוף, התאמה של המקום לאווירה התרבותית והאסתטית של האירוע שלכם, יכולה לשפר משמעותית ואף להשלים את החוויה. מקום המשקף את השילוב הייחודי של תל אביב – היסטוריה, קדמה, ומגוון תרבותי, יכול להותיר רושם מתמשך על המשתתפים.