אירוע חברה

אירועים בהתאמה אישית, בחירה באולמות ייחודיים, והשקעה רבה בכל הנוגע לקולינריה שבאירוע. באירועי חברה המתקיימים בעיר מיישרים קו עם המגמות הכי חמות בתחום האירועים. דברים שחשוב לדעת כשיוצאים למסע ההפקה

בניגוד לערים גדולות אחרות בישראל, ניתן למצוא שלל אפשרויות של מקומות לאירועים קטנים בתל אביב. עם העלייה בפופולריות של אירועים קטנים ואינטימיים, יותר ויותר חברות בוחרות לערוך את האירועים העסקיים שלהם במקומות מיוחדים ואישיים.

בכתבה זו נסקור את הטרנדים החמים בתחום אירועי החברה, נבחן את היתרונות הרבים שיש רק באירועים קטנים וניתן טיפים – כיצד לאתר את המקומות המובילים בתל אביב ולבחור את המקום המושלם לאירוע חברה בהיקף מצומצם.

הטרנדים החמים בתחום אירועי החברה

אירועי חברה קטנים בתל אביב משלבים את הטרנדים החמים ביותר בתחום. אחד הטרנדים הבולטים הוא יצירת אירועים בהתאמה אישית, כאשר כל פרט קטן מותאם לצרכים ולרצונות של העובדים והמשתתפים. מארגני האירועים משקיעים מאמצים רבים ביצירת חוויות ייחודיות ואישיות שיוצרות הרגשה חמימה ואווירה של מסיבה אמיתית ושווה.

טרנד נוסף הוא שילוב טכנולוגיות מתקדמות ואינטראקטיביות כמו מצגות אינטראקטיביות, מציאות מדומה ותצוגות מולטימדיה מרהיבות. כל אלו מצליחות לשדרג את חווית האירוע ולהפוך אותה לבילוי ייחודי ומרתק. בנוסף, קונספטים יצירתיים כמו סדנאות בישול, תחרויות משחקים ותערוכות אמנות הופכים לפופולריים יותר ויותר.

אחד הטרנדים המובילים באירועים קטנים בתל אביב הוא בחירת מקומות ייחודיים ולא סטנדרטיים. חללים כמו גגות עירוניים, גלריות לאמנות, אזורים תעשייתיים בעיצוב מודרני או דווקא מקומות מוקפים בטבע אורבני ירוק, מספקים חוויה מיוחדת וסביבה ייחודית לאירוע.

כמה קטנים ככה גדולים: היתרונות של אירועים אינטימיים

אירועים קטנים כרוכים במספר יתרונות משמעותיים, בהשוואה לאירועים גדולים. ראשית, האווירה האינטימית מאפשרת יצירה וחיזוק של קשרים אישיים וחברתיים בין העובדים. הסביבה הנינוחה יוצרת אווירה רגועה ומאפשרת אינטראקציות משמעותיות יותר.

יתרון נוסף הוא הגמישות והנוחות בתכנון האירוע. כאשר מדובר בקבוצה קטנה יותר, קל יותר להתאים את האירוע לצרכים ולרצונות הספציפיים של המשתתפים. ניתן לתכנן פעילויות מיוחדות ולהרכיב תפריטים מותאמים אישית בצורה קלה יותר.

לבסוף, אירועים קטנים מאפשרים חסכון בעלויות תוך שמירה על רמת איכות גבוהה. העלויות המופחתות מאפשרות השקעה בפרטים הקטנים שמשדרגים את החוויה ללא תוספת עלויות גבוהה מידי.

טיפים לבחירת מקום לאירוע חברה קטן בתל אביב

בעת בחירת מקום לאירוע חברה בתל אביב, חשוב לשים לב למספר נקודות מפתח. ראשית, יש להבין לעומק את הצרכים והרצונות של החברה והעובדים. התהליך כולל ניתוח של מטרות האירוע, של אופי הפעילויות הרצוי וכמובן של סוג הקהל העומד להשתתף בו. 

בשלב הבא, חשוב לתכנן באופן מדויק את התקציב ולהכיר היטב את מגבלותיו. רק כך יתאפשר לבחור ספקים ושירותים מתאימים שיעמדו בתקציב. אחד הטיפים החשובים ביותר הוא לבצע בדיקה אישית, ב״לייב״, של המקומות השונים. ביקור במקום עצמו יאפשר להעריך את התאמתו לצרכים הספציפיים ולשים לב לפרטים כמו נגישות, חניה ושירותים נוספים שהמקום מציע.

טרנדים מיוחדים באירועים קטנים

בתחום האירועים הקטנים המתקיימים בתל אביב, ניתן לזהות מספר טרנדים מיוחדים ומעניינים. אחד הבולטים הוא שילוב סדנאות אינטראקטיביות בנושאים שונים כמו בישול, יצירה, וולנס ומיינדפולנס. פעילויות אלו מאפשרות למשתתפים ליהנות מחוויה ייחודית ולרכוש ידע וכישורים חדשים.

טרנד נוסף הוא ההתמקדות בקולינריה איכותית וברמה גבוהה. הדבר כולל בניית תפריטים מיוחדים ומותאמים אישית, ושירותי קייטרינג מקצועיים ומשובחים. כמובן, גם פעילויות גיבוש ייחודיות המשלבות משחקים ופעילויות לחיזוק הקשרים והקואופרטיביות בין העובדים זוכות לפופולריות רבה.

חוויות והמלצות

כדי להמחיש את הפופולריות של אירועים קטנים בתל אביב ואת החוויות המרגשות שהם יכולים להציע, נציג כמה סיפורי הצלחה של חברות שערכו אירועי חברה כאלה לאחרונה.

חברת הייטק, המתמחה בפיתוח תוכנה מתקדמת, החליטה לערוך את אירוע הגיבוש השנתי שלה במקום ייחודי בתל אביב – גלריה לאמנות עכשווית. במהלך הערב, העובדים יכלו ליהנות מסיור מודרך בתערוכה המרהיבה, ולאחר מכן לקחת חלק בסדנת ציור אינטראקטיבית מיוחדת. "היה זה אירוע בלתי נשכח," סיפר לנו מנהל החברה, "הצוות שלנו חווה חוויה אמנותית ויצירתית משותפת שחיזקה את הקשרים והגבירה את המוטיבציה של כולם."

דוגמה נוספת היא חברת FoodTech שבחרה לערוך את אירוע הלקוחות השנתי שלה באולם אירועים הממוקם בפארק הירקון, והוא מוקף טבע וצמחיה. במהלך הערב, האורחים נהנו מתפריט גורמה מיוחד שהוכן במקום על ידי השף המנוסה של האולם. "הסביבה האינטימית והאווירה הייחודית יצרו חוויה בלתי נשכחת עבור הלקוחות שלנו," ציינה מנהלת השיווק של החברה, "וזה בהחלט תרם לחיזוק הקשר והמוניטין שלנו בשוק."

ההמלצות והטיפים של המומחים מתחום האירועים

כדי להעמיק את ההבנה בנוגע לאירועים קטנים מוצלחים בתל אביב, התייעצנו גם עם מומחים בתחום של ארגון אירועים. "הדבר החשוב ביותר הוא להתאים את האירוע לצרכים ולרצונות של הקבוצה הספציפית," אמרה לנו חגית, מנהלת חברת הפקת אירועים מובילה בתל אביב. "בנוסף, שימו דגש על הפרטים הקטנים שיוצרים חוויה ייחודית ואישית, וודאו שהמקום עצמו מספק את כל השירותים הדרושים."

"אין ספק שטרנדים כמו סדנאות אינטראקטיביות, טכנולוגיות מתקדמות וקונספטים יצירתיים יכולים להפוך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת," הוסיפה שירה, מפיקת אירועים עסקיים ותיקה. "אך לא פחות חשוב לשלב גם פינוקים קולינריים ברמה גבוהה – תפריטים מיוחדים ושירותי קייטרינג איכותיים יכולים להוות שדרוג משמעותי לחוויה כולה."

לסיכום, אירועים קטנים בתל אביב מציעים חוויות ייחודיות, אינטימיות וחדשניות, המתאימות במיוחד לאירועי חברה. כאשר עומד לרשותכם מגוון של מקומות ייחודיים, קל יותר למצוא מקום לאירוע חברה בהיקף מצומצם, שיחרוג מהשגרה. בשילוב טרנדים מתקדמים וחדשניים כמו טכנולוגיות אינטראקטיביות, סדנאות ייחודיות, קונספטים יצירתיים ושירותי קולינריה ברמה גבוהה, תוכלו לתכנן אירוע שיזכר לאורך זמן ויחזק את הקשרים בין העובדים. 

מהן הנסיבות השונות שבהן חברה צריכה לשקול להפיק אירוע עבור העובדים, ומדוע חשוב להקפיד על כל שאירועים מסוג זה יהיו באווירה קזו׳אלית ומסיבתית?

בעולם התאגידים, אירועי חברה הם הרבה מעבר להתכנסות של כל עובדיה במקום אחד, אלא שיש להם משמעות רבה וחשובה. אירועים ומפגשים באווירה טובה, קלילה ושמחה, מהווים זרז לחיזוק רוח הצוות, הכרה בעבודה קשה וטיפוח תחושת שייכות. זיהוי חד של ההזדמנויות המתאימות לארגון אירוע חברה בלתי פורמלי, יכול להשפיע באופן משמעותי על האפקטיביות שלו ועל המסר שהוא מעביר לעובדים.

מהן הנסיבות השונות שבהן חברה צריכה לשקול להפיק אירוע עבור העובדים, ומדוע חשוב להקפיד על כל שאירועים מסוג זה יהיו באווירה קזו׳אלית ומסיבתית?

הנסיבות וההזדמנויות השונות להפיק אירוע הרמת כוסית

הכי מתבקש: לציין ולחגוג יחד את החגים המשמעותיים של ישראל

חגים הם עניין אוניברסלי, הנוגע לכל אחת ואחד מהעובדים שלכם. מדובר בזמנים של שמחה, אחדות, משפחתיות וקהילה. הפקת אירועים סביב חגים גדולים כמו ראש השנה, פסח או פורים, יכולה להיות דרך נפלאה לכבד את הרגעים המשותפים הללו, ולאפשר לעובדים לחגוג יחד ולבסס תחושת אחווה ביניהם. בין אם מדובר באירוע לרגל השנה החדשה, תחרות תחפושות במסיבת פורים או הרמת כוסית לציון חג הפסח, אירועים אלו יכולים להוסיף רובד של חום והכלה למקום העבודה, ולהראות לעובדים שהחברה נותנת מקום לרוח החגיגית והמסיבתית, וגם מכבדת ומעריכה את עובדיה. לא משנה באיזה חג או מועד מדובר, כאשר אתם מחפשים אולמות אירועים להרמת כוסית בתל אביב, בחנו את התאמתו של המקום לאופי החברה ובדקו האם יש בו את האווירה הרצויה לכם, ספציפית עבור האירוע המדובר. 

כל אבן דרך או הישג הם עדות למאמץ הקולקטיבי של העובדים: הכרה בהישגי החברה

כל אבן דרך או הישג של החברה הם עדות למאמץ הקולקטיבי של כוח העבודה שלה. חגיגת ההישגים הללו באירוע היא דרך רבת עוצמה להכיר בעבודה הקשה של הצוות ולתגמל אותו על כך. בין אם מדובר בהגעה ליעד מכירות משמעותי, זכייה בפרס בתעשייה או השגת יעד תפעולי קריטי, הנצחת ההצלחות האלו באמצעות אירוע חברה יכולה להגביר את המורל, לטפח תחושת גאווה ולהניע את הצוות למאמצים עתידיים.

יום השנה לחברה: ציון אבני דרך הוא הזדמנות לכבד את תרומתם של העובדים

אבני דרך כגון יום השנה להקמת החברה, צמיחה משמעותית של החברה, שינוי בהנהלה ועוד, מסמלות צמיחה ואריכות ימים, שהן סימנים מכריעים למסע של החברה ולדרך שעברה. אירוע בו חוגגים את אבני הדרך הללו, יכול לשמש כהשקפה על העבר וכמבט אופטימי לעבר העתיד. זו הזדמנות לכבד את תרומתם של עובדים שהיו חלק מהמסע ולחזק את תפקידם וחשיבותם בהמשך הצלחת החברה.

הזדמנות להחדיר אמון במוצר ובצוות שמאחוריו: השקת מוצרים חדשים

השקות מוצרים הן אירועים מרכזיים, שיכולים לתת את הטון למסע השוק של מוצר חדש שהחברה עמלה עליו. אירוע לציון השקת מוצר חדש יכול לעורר את הצוות, ולגייס את המאמצים של כולם לקראת מטרה משותפת. זו גם הזדמנות להחדיר אמון במוצר ובצוות שמאחוריו, להבטיח שכולם יהיו ״על הסיפון״ ולהפיח בהם התלהבות ורוח חיובית ופטריוטית, מעצם היציאה של המוצר החדש לשוק.

רגע לעצור, להעריך את ההתקדמות ולערוך כיול מחודש: חגיגות רבעוניות או מחצית

אירועים קבועים בלוח השנה, כגון מפגשים רבעוניים או אירועי מחצית, יכולים לספק לצוות נקודות ציון עקביות, במסגרתן ניתן יהיה להתארגן מחדש, לחגוג ניצחונות קטנים ולהישאר מיושרים עם יעדי החברה. אירועים אלו יכולים לשמש כאתנחתא, כאשר הם מספקים רגע לעצור, להעריך את ההתקדמות ולערוך כיול מחדש במידת הצורך, והכל במסגרת חגיגית ונעימה, המעודדת תקשורת פתוחה וחיבור צוות.

שנה אזרחית חדשה היא אירוע בפני עצמו

תחילתה של שנה אזרחית חדשה היא מועד מתבקש וטבעי, למחשבות, לחגיגות ולחידוש אנרגיה. אירוע סילבסטר יכול להויות יריית הפתיחה לשנה הקרובה, ולספק פלטפורמה מתאימה להגדרת יעדים מרכזיים ולטיפוח תחושת אחדות ומטרה משותפת. זהו גם הרגע לעשות ״קלוז׳ר״, להשאיר מאחור את האתגרים של השנה האחרונה, ולחגוג את פוטנציאל הצמיחה וההצלחה של השנה החדשה.

החשיבות של מסיבה טובה, באווירה בלתי פורמלית

אמנם המטרות של אירועי חברה יכולות להיות מגוונות, אך יש חשיבות מכרעת לכך שהאירועים הללו יתקיימו באווירה של מסיבה בלתי פורמלית. זהו עניין שחשוב לזכור כאשר מחפשים אחר מקום להרמת כוסית במרכז. אולם האירועים צריך להיות בסטייל ובאווירה של בילוי איכותי.

רק סביבה כזו יכולה לשבור את המחסומים ההיררכיים הקיימים לרוב בסביבה ארגונית, ולאפשר לעובדים לקיים אינטראקציה חופשית, ליצור קשרים אמיתיים ולראות זה את זה באור אחר. אווירה נינוחה מעודדת תקשורת פתוחה, מטפחת הכלה ויכולה להוביל לחילופי רעיונות ומשוב בצורה גלויה ובונה יותר.

יתרה מכך, אירוע מהנה ומרתק יכול לשמש כהפוגה מרעננת מהשגרה, להמריץ מחדש את העובדים ולהגביר את שביעות הרצון הכללית בעבודה. כאשר עובדים מרגישים מוערכים ונהנים מתרבות מקום העבודה שלהם, הדבר מתורגם לפרודוקטיביות גבוהה יותר, נאמנות ותדמית חיובית של החברה.

לסיכום, זיהוי ההזדמנויות הנכונות לאירועי חברה היא אמנות המאזנת בין חגיגות לבין יעדים אסטרטגיים. על ידי הכרה במשמעותם של חגים, הישגים, אבני דרך, השקות מוצרים וציוני דרך שנתיים, חברות יכולות לייצר חוויות משמעותיות, מהנות ומספקות עבור העובדים שלהן. שילוב של אווירת קזו׳אל ואלמנטים של מסיבה באירועים האלו, לא רק הופך אותם למהנים יותר אלא גם מחזק תרבות של פתיחות, הערכה ואמביציה קולקטיבית. בסופו של דבר, אירועי חברה המתוזמנים היטב ומבוצעים בקפידה יכולים להיות כלים רבי עוצמה בבניית כוח עבודה מגובש, מלא מוטיבציה ומאושר.

כל התיאומים הלוגיסטים של לפני, במהלך ולאחר האירוע, מוטלים על כתפי אנשי ההפקה, אך אם יש איתכם את האנשים המתאימים, הדרך לאירוע מוצלח שמתנהל ללא תקלות, סלולה בפניכם. 

תכנון קפדני הוא עניין קריטי על מנת להפיק אירוע מוצלח, מקצועי וכזה שיש בו ערך. על צוות ההפקה להיות אחראי לכל שלב ולכל אלמנט באירוע – החל מעיצוב האולם, המשך באוכל שיוגש לאורחים ועד לתוכנית. על המפיקים לנצח על התזמורת הזו ביד רמה, ולשלוט בכל אחד מהמרכיבים.

מה כולל תהליך תכנון האירוע?

תכנון האירוע עוסק בשלבים הראשונים של אפיון האירוע: בין הדברים החשובים שיש לבצע בתהליך התכנון, יהיו בחירת קונספט מרכזי לאירוע, בחירת מועד לאירוע, הגדרת תקציב, בחירת חברת קייטרינג ותכנון התפריט, עד לפרטים הקטנים ביותר ועוד. בין הסעיפים האלה, מתנוסס בראש השלב של איתור מקומות קטנים לאירועים במרכז. זהו למעשה הדבר הראשון והדחוף ביותר שיש לעשות, מיד לאחר הגדרת הנושא והגדרת המאפיינים הבסיסיים, לרבות כמות המשתתפים.

מאחורי הקלעים: השלבים החשובים לפני שיוצאים לדרך

השלב הראשון בתהליך הפקת האירוע הוא למעשה השלב המכונה ״קדם-הפקה״, שלמעשה יכול להתחיל כחודש לפני האירוע עצמו או ימים ספורים בלבד. תלוי בגודל האירוע וברמת המורכבות שלו. מיד לאחר דיון מעמיק, שיכלול את צוות ההפקה ואת הלקוחות שלכם, ניתן ורצוי להגדיר ציר זמן של מטלות עבור האירוע, בסדר חשיבותן והדחיפות שלהן. 

מדוע חשוב למהר ולשריין תאריך מול אולם אירועים?

על מנת לבצע את שלל המשימות השונות שהאירוע מצריך, ככל הנראה יהיה לכם פרק זמן גמיש ורחב יותר. אבל לבחור אולמות אירועים במרכז הארץ זוהי משימה שכדאי וחשוב למהר איתה. רגע אחרי שגיבשתם עם הלקוח את הקונספט, התקציב והיקף האירוע, חשוב שתצאו לדרך עם העניין הזה. המטרה שלכם היא לשריין וסלגור תאריך עם אולם מתאים כמה שיותר מהר. במיוחד אם מדובר בכנס או אירוע עסקי שעומד להתקיים בתקופה אופיינית לאירועים מסוג זה, מה שאומר שהביקוש לאולמות במרכז יגבר ואיתו התחרות שלכם מול מפיקים אחרים. בדומה לכל שוק אחר, ככל שהאולם איכותי יותר, מסוגנן יותר ומומלץ יותר, כך הוא יהיה מבוקש יותר וגם ייחטף מהר יותר. חשוב לדאוג שבתאריך שאתם מכוונים אליו – יהיה לכם מקום לקיים את האירוע. רק לאחר סגירת מועד עם המקום, תוכלו להתפנות לשאר המטלות הרבות שעוד יש עליכם לבצע.

רוצים להבטיח הצלחה? שימו דגש על האוכל

אירועים בעידן הזה, ובמיוחד בישראל, שהפכה בשקט בשקט למעצמה קולינרית, סובבים סביב קולינריה. לא משנה מה סוג האירוע – כנס מקצועי, מפגש של אנשי עסקים, אירוע חברה או הרצאה, האורחים שלכם מצפים לכיבוד ברמה גבוהה. כמובן, ישנה חשיבות רבה לשעת האירוע וגם לסוג האירוע. אם מדובר בבוקר, הדגש יהיה על קפה ומאפים, אם מדובר באירוע צהריים, תידרשו לספק לאורחים שלכם ארוחת צהריים מלאה, ואם מדובר בערב, ובכן, תלוי בסוג האירוע אך ככל הנראה יצפו מכם להגיש ארוחת ערב מלאה. יש לקחת בחשבון את שעת האירוע וגם את אורך האירוע, ולחשוב לעומק על חוויית האורחים שלכם. לדוגמא, אם הם צפויים להיות ״כלואים״ באירוע בין השעות 11:00-14:00, תהיו חייבים לדאוג להם לארוחה. אם מדובר באירוע קצר, של שעה אחת בלבד, כמו למשל הרצאה, שתיה וכיבוד קל כנראה יספיקו, וגם רוב הסיכויים שהתקציב לא יכסה יותר מזה.

למה חשוב לבחור אולם הכולל שירותי קייטרינג איכותיים?

כאמור, האוכל הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר באירוע, ללא תלות בסוג האירוע והתוכן. במיוחד אם אתם עומדים לקיים אירוע עבור חברות הייטק או אנשי עסקים, חשוב להבין שיש לכם עסק עם אורחים שהם כנראה מביני עניין, ויש להם סטנדרטים גבוהים וציפיות מסוימות מהאירוע, שעשוי להשפיע מאוד על האופן בו הם תופסים את החברה שעומדת מאחוריו, שלעתים קרובות היא החברה המעסיקה אותם. לכן, חשוב לדאוג בשלבים הראשונים של ההפקה לעניין הקייטרינג. באולמות אירועים רבים יציעו לכם את שירותי הקייטרינג הפועלים במקום, ובימינו לא פעם בוחרים אולם כזה או אחר, קודם כל על פי חברת הקייטרינג והשף שפועלים בו. במובן מסוים, אולמות אירועים כבר זוכים ליחס של מסעדה, כלומר נמדדים רבות בשל טיב האוכל המוגש בהם. במילים אחרות, כאשר אתם ניגשים לבחור אולם אירועים עבור האירוע אותו אתם מפיקים, שימו דגש על האוכל שמציעים במקום. 

מה עוד חשוב לבדוק באולם האירועים?

אירוע מוצלח הוא אירוע שהכל בו מתקתק, זורם וקורה בשקט וביעילות מתחת לפני השטח, מבלי שהאורחים אפילו שמים לב לכל מה שמתרחש מאחורי הקלעים. כדי שכך יהיה גם האירוע אותו אתם מפיקים, עליכם לדאוג מראש למתקנים, מכשירים ולתכנון מתאים לאירוע, כך שברגע האמת, הכל פשוט יעבוד. באירועים עסקיים כמעט תמיד כלולה תוכנית – הרצאה, מצגת, הקרנה של סרטון וידאו, מוזיקת רקע ועוד. עליכם המפיקים לדאוג שיהיו את כל הפסיליטיז והמכשירים התומכים את התוכנית. ככל שהמקום יהיה מצויד מראש ביותר ציוד שאתם זקוקים לו, כך תוכלו להיות רגועים יותר וגם רשימת המטלות שלכם תתקצר. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם אירועים כזה או אחר עבור האירוע עליו אתם עמלים, כדאי לשים לב לציוד כמו מקרנים, מגברים, אמצעי תאורה ובמה וכדומה, וגם לשירותי סאונד, תאורה וצוות תמיכה טכנית, שיתכן והמקום יכול להעמיד לרשותכם.

הפקת אירועים קטנים בתל אביב היא אתגר בפני עצמו – המעמד מחייב, והמיקום עוד יותר. אם בחרתם (או שהלקוחות שלכם בחרו) לקיים את האירוע דווקא בעיר המתקדמת, התוססת והמעודכנת ביותר בארץ, יש לכם את כל הסיבות לעשות זאת. קודם כל, המיקום המרכזי, הנגיש והנוח, מהווה בפני עצמו נקודת פתיחה מעולה לאירוע שלכם. החוויה של המשתתפים מתחילה כבר בדרך לאירוע, ולכן יש לתת את הדעת גם לעניין הזה. ככל שהנסיעה שלהם תתקצר, ההגעה תהיה נוחה והחניה תהיה מסודרת, כך יגבר הסיכוי שהם יהנו ויהיו שבעי רצון מהאירוע. שנית, מאחר ומדובר בעיר שהיא מוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, סביר להניח שתוכלו להשיג את הספקים הכי איכותיים והכי סטייל עבור האירוע. בקיצור, אם הוחלט לקיים את האירוע בתל אביב – כבר התחלתם בטוב. אבל מה עוד צריך לדעת ולקחת בחשבון כאשר מפיקים אירוע בעיר?

קודם כל לחשוב על קונספט

אירוע קוהרנטי, המופק באופן מקצועי ומהימן, תמיד מתחיל מקונספט מגובש, לפיו כל החלקים צריכים להסתדר. אם אתם הם מפיקי האירוע ואלו שמוציאים את הרעיון לפועל, הגדרת הקונספט היא לא רק התפקיד שלכם לבדכם, אלא שמומלץ לשבת יחד עם הלקוחות שלכם ולהגדיר יחד פורמט וקונספט מתאימים, שהם גם ריאליים ביחד לאמצעים העומדים לרשותכם וגם עולים בקנה אחד עם מטרת העל הראשונית של קיום האירוע. למשל, אם מדובר באירוע חברה, ייתכן שיתאים קונספט ״מסיבתי״ לאירוע, אך אם הכיוון הוא כנס מקצועי, עם הרצאות ומצגות, הפורמט הוא שונה לחלוטין ואיתו גם הקונספט כמובן. אם מדובר באירוע לא מחייב, שהוא יותר בכיוון של מסיבה ומטרתו היא פשוט לחגוג הישג מסוים, או פשוט לפרגן לעובדים חגיגה מהנה ומגבשת, יהיה לכם יותר חופש בבחירת הקונספט ותוכלו להיות יצירתיים ומקוריים. לעומת זאת, כנסים ואירועים באווירה עסקית או מקצועית יותר, מצריכים יותר דיוק וחשיבה לוגיסטית. באירועים מסוג זה, חשוב יותר שהכל ״יתקתק״ ושלא יתעוררו תקלות וכדומה. כך או כך, לא מומלץ לצאת לדרך ולהתחיל לחפש אחר אולם, לבחור את סוג הקולינריה, העיצוב של המקום וכו׳, לפני שיש לכם קונספט מוגדר.

להבין מהו התקציב שהלקוחות העמידו לרשותכם

כמובן, לא ניתן לטפל באף אחד ממרכיבי האירוע, לפני שאתם יודעים בבירור כמה אתם יכולים להשקיע בכל אחד מהם מבחינה כספית. גם את החלק הזה מומלץ לגבש יחד עם הלקוחות – לשבת ולהבין לא רק מהו הסכום שהם מקצים עבור האירוע, אלא גם כיצד אתם מחלקים את התקציב בהתאם לסדר העדיפויות של הלקוחות. כמובן, האולם הוא המרכיב היקר ביותר בסיפור הזה, אבל אולי ללקוחות שלכם חשוב גם שיהיה אוכל מוקפד באירוע? או לדוגמא, אולי הם רוצים לפרגן לעובדים שלהם עם הופעה שווה, ששכרה בצידה? אלו הם פרטים שחשוב מאוד לברר בשלבי הרכבת התקציב לאירוע ורק אחר כך להמשיך לשלב ההוצאה לפועל.

לבחור מקום מנצח

הבחירה של מקום לאירוע חברה חייבת להיות מדויקת מאוד. קודם כל, גם כאשר מדובר באירוע קטן, יחסית, חשוב שהאולם לא יהיה צפוף מצד אחד, וגם לא מרווח מדי מהצד השני, עניין שעלול לגרום לחוסר הרמוניה באווירה. שנית, חשוב שהמיקום יהיה מצד אחד מרכזי ונגיש (אחרת צפו ליותר ביטולי הגעה), ומהצד השני, שיהיה בו ייחוד. חשוב להבין שהמקום הוא האירוע. למעשה, כפי שהאולם יראה ו״ירגיש״, כך גם האירוע. כמובן, המקום חייב להתאים בדרישותיו למגבלות התקציב שלכם, אף על פי שאם מצאתם מקום יוצא דופן, ולדעתכם שווה לחרוג מהתקציב עבורו, שווה להתייעץ עם הלקוחות על כך ולראות האם קיימת גמישות כלשהי בתקציב. מובן מהאליו שהמקום צריך להיות מסוגנן, עדכני ומקורי. ככל שהעיצוב באולם, והנוף הנשקף ממנו, יהיו מיוחדים, כך האירוע יהיה מסוגנן יותר. זוהי למעשה התפאורה של האירוע שלכם.

לא לצאת לדרך בלי לסגור את העניין הקולינרי

לא משנה איזה סוג של אירוע אתם מפיקים – אירוע חברה, אירוע עסקי או כנס מקצועי, הקהל שלכם צועד על קיבתו. כיום המרכיב הקולינרי באירועים הפך לאלמנטרי ולכזה שמודדים את הצלחת ורמת האירוע באמצעותו. במילים אחרות, אין לכם ברירה אלא להשקיע בקולינריה, הן בבחירת חברת הקייטרינג והשף, והן בבחירת המנות, ואף באופן ההגשה, שחייב להתאים לפורמט ולקונספט שהוגדרו מראש עבור האירוע. בהקשר זה, חשוב לקחת בחשבון את השעה בה מתקיים האירוע – אירוע צהריים מצריך אוכל שונה מזה שאירוע ערב מצריך. באירוע שהוא מסיבה, יתאים אוכל שהוא יותר ״פינגר פוד״ ומנות קטנות ו״חטיפיות״, ואילו באירוע הכולל יום של הרצאות ופגישות, יהיה צורך בארוחת צהריים של ממש.

לשלב הופעה, גימיק או אטרקציה כלשהו שירשימו ויפתיעו את המשתתפים

אכן, מדובר ב״אקס פקטור״ שצריך להיות באירוע כדי להפוך אותו להצלחה מסחררת. המרכיב הנוסף, ההפתעה, האטרקציה, ההופעה או אפילו המתנה שיעניקו לאירוע כולו ערך מוסף. על מנת לבחור נכון את התוספת הזו, חשוב קודם כל לחשוב על הקונספט שנבחר עבור האירוע. לדוגמא, אם מדובר באירוע ״מסיבתי״, תתאים הופעה מרימה, אבל אם מדובר באירוע עסקי, ייתכן שיתאים יותר לחלק למשתתפים מתנה כלשהי בתום האירוע, שגם היא חייבת להתאים לנושא האירוע. כמובן, יש גם לקחת בחשבון את גובה הסכום העומד לרשותכם עבור חלק זה בלבד. גם בעניין זה, מומלץ לשתף את הלקוחות ואף לקיים איתם יחד מעין סיעור מוחות ו״לפצח״ רעיון מקורי לאטרקציה שתשלבו באירוע.