מה צריך לדעת כאשר מחפשים אחר אולם לחתונה קטנה במרכז?

אתם מפיקים אירוע מסוג מסוים, ונסגרתם על אזור ואולי אפילו על קונספט (מומלץ להיסגר מראש, כבר נדון בעניין), והתחלתם לחפש אחר אולם לחתונה קטנה במרכז. כבר עשיתם צעד נכון, אבל יש עוד כמה דברים שכדאי לדעת, להבין ולהפנים, רגע לפני שמתחילים בחיפוש אחר המרכיב החשוב ביותר באירוע שלכם – המקום בו הוא יתקיים. אם אין לכם ניסיון קודם בהפקות אירועים, חשוב להבין בתור התחלה, עד כמה העניין הזה של האולם הוא קריטי להצלחת האירוע. המקום בו הכל קורה הוא למעשה איך שהאירוע שלכם נראה, איך שהוא ״מרגיש״, האווירה השוררת בו, הסטייל, היוקרה (או שלא) ובעצם הכל. אם הרעיון הזה קצת מלחיץ אתכם, נאמר, מהצד השני של המטבע, שאם תעקבו אחר כמה כללי אצבע ותבחרו נכון, אחוז נכבד מהעבודה יהיה מאחוריכם, וגם תהיה לכם הבטחה שהאירוע שלכם יהיה הכי מוצלח אבר.

כמה כללי אצבע ודגשים לבחירת המקום הנכון

 

קונספט, היקף ותקציב: כמה דברים שחייבים להחליט לפני שמתחילים בחיפוש

אנחנו מניחים שאתם להוטים כבר לצאת לדרך ולהתקדם עם הסיפור הזה של מציאת האולם, אבל שנייה. מומלץ לעצור רגע, לנשום, ולגבש כמה החלטות שיסייעו לכם בעתיד המאוד קרוב, לעשות את הבחירה הטובה ביותר. ראשית, עליכם לתקצב את האירוע וממש רגע אחר כך להבין מהו הנתח שאתם מקציבים עבור האולם. בשלב הבא, יש להבין פחות או יותר כמה אנשים אתם עומדים להזמין לאירוע. למעשה, שני הצעדים האלו הם חופפים למדי, וברוב המקרים עורכים אותם במקביל. בד בבד עם ההחלטה כמה אנשים אתם מזמינים לאירוע, כדאי לבדוק מי הם בדיוק המוזמנים, ומה מאפיין אותם. נסו לבדוק מהו טווח הגילאים, מה משותף לאורחים ומהו הסגנון הכללי המאפיין אותם. אנחנו לא סתם מציעים לכם לחקור את המאפיינים האלו, אלא מכוונים אתכם לבחירת קונספט לאירוע, ולא סתם ״נושא״, אלא כזה שיתאים באופן המדויק ביותר לאורחים שלכם. כל ההחלטות וההגדרות האלו, אם תבצעו אותן בקפידה ובכובד ראש, לא רק יחסכו לכם זמן וכאב ראש בשלבי ההפקה הבאים, אלא גם יבטיחו שאת ההחלטה החשובה מכולן – איפה יתקיים האירוע – תעשו נכון.

יש מרכז ויש מרכז – לוודא שהמיקום אכן מרכזי ונוח להגעה

אז לגבי האזור בו ייערך האירוע כבר קיבלתם החלטה, והיא שהוא יתקיים באזור מרכז הארץ. החלטה טובה לכל הדעות, אבל יש כאן איזה עניין שכדאי לבחון אותו לעומק. איפה בדיוק ממוקם האולם והאם אכן מדובר במיקום מרכזי, בולט, מוכר ונוח להגעה, או שמא זוהי איזו נקודה מעורפלת על המפה, שלא בטוח שהווייז אפילו מזהה. לדוגמא, ישנם מקומות רבים שמבחינה טכנית נחשבים לגמרי במרכז, אבל ממש לא בטוח שתרצו להביא לשם את האורחים שלכם… בלי להעליב אף אחד כמובן. אם תעשו שיעורי בית ותבדקו היכן ממוקם האולם על המפה לפני שאתם ממשיכים בבחינתו, תוכלו לחסוך זמן רב. ההמלצה שלנו היא ללכת על בטוח, ולבחור מקום בעיר מרכזית. אם תבחרו באולם בתל אביב, כמובן שתרוויחו עוד נקודות חשובות להצלחת האירוע. עם זאת, אם הלכתם על מקום הנמצא בתוך עיר, וודאו שהאווירה והסטייל בו מצליחים להשרות ניתוק מסוים מהשאון של העיר, ולהביא משהו ייחודי ומסוגנן.

לא כמו כולם – לחפש אולם עם ייחוד

אז נכון שהחלטה אחת טובה כבר מאחוריכם – לערוך את האירוע במרכז הארץ, אבל יחד עם כל היתרונות, יש לקחת בחשבון גם חיסרון אחד בולט: הרבה מאולמות האירועים במרכז דומים מדי זה לזה. אתם לא רוצים להגיע למצב שאחרי כל ההשקעה שלכם, התוכניות, ההוצאה הכספית, הזיעה והסטרס שההפקה הזו גבתה מכם – אף אחד מהמשתתפים לא ממש יזכור את האירוע שלכם. ובכן, הפתרון לכך הוא פשוט למדי: בחרו במקום יוצא דופן. מקום בקונספט שונה מאולמות האירועים הגנריים, עיצוב מיוחד, לוקיישן ייחודי, סטייל חסר פשרות וכזה ש״יש לו קטע״. בעונות מסוימות בארץ, מתקיימים לא מעט אירועים במקביל, או בתזמון קרוב זה לזה, ואם אתם רוצים להבטיח את הצלחת האירוע שלכם ואת הייחודיות שלו, אתם חייבים להביא משהו אחר ובלתי נשכח, קודם כל באולם עצמו.

במקרה שמדובר בחתונה: עוד דברים שכדאי לבדוק

אם האירוע שעליו אתם עמלים הוא חתונה קטנה במרכז, ואתם בדיוק נמצאים בשלבי חיפוש האולם המתאים, יש עוד כמה דברים שכדאי לשים עליהם את הדגש. קודם כל, בהנחה שאינכם מפיקי אירועים מקצועיים (והאמת, גם אם אתם כן) ומדובר בחתונה שלכם – יש לכם המון המון סטרס. ההתרגשות הגדולה, יחד עם כל המטלות שיש לבצע לקראת האירוע החשוב, מביאים איתם הרבה מאוד מתח. תשמחו לשמוע, שיש דרך להפחית את הסטרס באופן משמעותי, והיא קשורה באולם האירועים שתבחרו. על מנת לקצר תהליכים ולהבטיח שהאירוע שלכם ״יתקתק״, העדיפו מקום שיכול להציע שירות של ספקים שאתם זקוקים להם לחתונה. החשובה מכולם היא כמובן חברת הקייטרינג. כמובן, לא בכל מחיר ולא אם אתם ממש לא מתלהבים מהסגנון, אבל כדאי לדעת שבחירה שכזו, לא רק תחסוך לכם הרבה כאב ראש, אלא גם תגדיל את הסיכויים שהגשת המנות תזרום באופן חלק במהלך האירוע. אנשי הצוות של החברה הפועלת במקום כבר מכירים את ההתנהלות בו, ויודעים לעבוד ביעילות ובמהירות – לבשל, להגיש, לפנות את הצלחות וכו׳. דבר נוסף שיוריד את רמות הסטרס הוא לוודא שגם אם המקום נמצא בשטח פתוח, יש אפשרות למתחם מקורה, שיעמוד לשירותכם בכל מקרה של תנאי מזג אוויר בעייתיים.