כל השלבים בהפקת אירוע מושלם

היום אפשר לשמוע על לא מעט חברות שמציעות הפקת אירוע לכל מי שרק מבקש ובאיכות גבוהה ביותר. אירוע מושלם לא חייב להיות מופק רק באמצעות אנשי מקצוע מומחים בתחום, יש כמה דברים אלמנטריים שכל אדם יכול לבחור ולתכנן בעצמו כדי להצליח ליצור אירוע שיתנהל על הצד הטוב ביותר ובלי שום תקלות ובעיות.

על מנת שתוכלו ליהנות מאירוע מושלם ולהיות סמוכים ובטוחים שהאירוע שלכם מתנהל כשורה, נספק לכם במאמר הזה את כל השלבים הנחוצים והדברים המהותיים שבלעדיהם לא ניתן יהיה להרים אירוע איכותי. אירוע שבו הכל יתנהל בצורה מסודרת, שלב אחרי שלב, באופן קפדני ומדוקדק, זה למעשה מה שיבטיח לכם אירוע איכותי בלי שתהיו מומחים גדולים כל כך.

שלב ראשון – להתאים את החלל לאופי האירוע

עוד לפני שתבחרו את סוג האירוע, חשוב שתבחרו את המיקום שלו ואת החלל המתאים. יש אולמות וגני אירועים במרכז, בצפון ובדרום הארץ ואתם תצטרכו לבחור את המיקום, בהתאם לסגנון ולתקציב שלכם. במידה, לצורך העניין, מישהו רוצה להפיק בר מצווה עבור כמות אנשים שהיא למעלה ממאה איש, עליו לשכור מקום שיצליח להכיל בקלות את כמות המוזמנים הזו. בדומה לזאת, כשאדם מעוניין להפיק אירוע שיכיל במת ריקודים חשוב שהמקום יספק את המענה הזה בהתאם, ולוודא שאכן ניתן לבנות במה בחלל חיצוני וגם בחלל פנימי. בנוסף, יש לקחת בחשבון את תנאי האקלים ומזג האוויר. אם מדובר על אירוע ביום חורפי, יהיה מומלץ לבחור מקום שיאפשר מחסה הולם לכל האורחים, אותו הדבר לגבי אירוע ביום שרבי במיוחד.

שלב שני – אפיון האירוע שלכם

הדרך הטובה ביותר לבנות אירוע נכון הוא לדעת לאפיין אותו. כלומר, אם מדובר בחתונה זה לא כל כך קשה, אבל גם לחתונה צריך יהיה להבין איזה סוג של חתונה אנחנו מבקשים? אם אנחנו מחפשים חתונה קלאסית שכל השלבים מוכרים וידועים מראש, או דווקא חתונה שהיא יותר מודרנית, שהחתן והכלה הם חלק מהאורחים ומתערבבים כבר בתחילת האירוע בין כל הסובבים. או שאולי אתם מחפשים חתונה מפתיעה שהמיקום והאטרקציות בחתונה יהיו מיוחדים ולא צפויים ויפתיעו את המוזמנים. אפיון ובחירת צביון ספציפי של האירוע יבוא לידי ביטוי בכל שלב בתכנון של האירוע שלכם וגם תהייה לו גם השפעה מכרעת על המיקום של האירוע.

שלב שלישי – האוכל באירוע

המרכיב הבסיסי שיש לו חשיבות גדולה בכל הצלחת האירוע שלכם הוא האוכל ובבחירה של חברת קייטרינג. כידוע אנחנו, הישראלים, אוהבים מאוד לאכול והאוכל מהווה חלק ניכר מכל תרבות השמחה שלנו. בהתאם לזאת, יש לשים דגש גדול על בחירה של האוכל, שיענה על כל הטעמים והצרכים של המוזמנים שלכם.

אחד הדברים החשובים הוא לתת מענה למוזמנים שהם צמחוניים ולכל מי שלא אוכל בשר, כמו כן, לאורחים הטבעוניים ולאורחים דתיים שאוכלים רק כשר. אם תשכילו לעשות זאת לא תאלצו להתמודד עם אף תלונה או אכזבה מצד האורחים וכולם יהיו מרוצים! וכון – זה לא פשוט, אבל חברות קייטרינג רבות ערוכות כיום לכל אותן דרישות ותוכלו לעדכן אותם לגבי אותן ההעדפות של חלק מהאורחים שלכם.

אם האירוע שלכם מתנהל באחד מגני אירועים במרכז בשעת צהריים, כדאי לחשוב על ברביקיו, על האש ועל קייטרינג שמכיל הרבה בשרים. אך אם האירוע הוא מסיבת ערב כדאי לחשוב על משהו קצת יותר קליל יותר. חלק מהעיצוב של המקום הוא עיצוב באמצעות דוכני המזון וצורות ההגשה, כשהאוכל מוגש באירוע ברמה גבוהה ובאופן דקורטיבי, כל האירוע ישתדרג. כמו כן, רצוי לבחור חברת קייטרינג אמינה שיש שלה ניסיון והמלצות טובות מאירועים קודמים.

שלב שלישי – עיצוב המקום

עיצוב המקום זה אחד מהדברים שהאורחים שלכם יראו כבר בהגיעם לאירוע ולכן זה הרושם הראשוני שחשוב שתצרו. הבחירה העיצובית תשקף את הטעם שלכם את הסגנון ואת איכותו. לכן, בהתאם לכך, חשוב יהיה לבחור עיצוב שהוא מתאים לקונספט של האירוע לסגנון האישי ולא חורג ממנו, שיתאים לכמות האנשים, לכל הדינמיקה של האירוע וגם לכל מסר או אמירה שאתם מעוניינים להעביר באמצעות עיצוב החלל.

על ידי עיצוב נכון, תוכלו לגרום לחלל קטן להראות גדול יותר וההפך, תוכלו להקטין חלל גדול שיתאים לכמות קטנה יותר של מוזמנים. חלל מעוצב יבוא לידי ביטוי גם במבואה שלו וגם כל הפנים שלו, נסו לא להיות מצועצעים עם העיצוב ולא לבחור אביזרים זולים ולא איכותיים, זה עלול לחבל ברושם ולגרום לאירוע שלכם להראות מצועצע ולא מושקע.

כמו כן, אל תקלו ראש בחללים הפחות חשובים, כמו השירותים או החנייה וכדומה. אלו חללים שכולם יבקרו בהם ומידת ההשקעה שלכם תבשר רבות על ההשקעה באירוע עצמו, שכן, הכל נמצא בפרטים הקטנים.

שלב רביעי – מוזיקה

המוזיקה היא בהחלט אחד המרכיבים המהותיים בכל תכנון של אירוע. חשוב שהמוסיקה תתאים לסגנון האירוע ולקהל המוזמנים ולא תצרום ותקשה על הנוכחים. במידה וחלק ניכר מהאירוע שלכם יתרחש על רחבת הריקודים, תדאגו שהרחבה תהייה מעוצבת בהתאם ושתהיה נוחה. אם מדובר באירוע התרמה או השקה כדאי לחשוב על מוסיקת רקע נעימה ומרגיעה שמאפשרת שיח נעים בין כל המוזמנים. ניתן גם לשכור כמה נגנים שינעימו את האווירה וינגנו באירוע שלכם, מה שיכול להוסיף עוד נופך ייחודי וקלאסי לאירוע.

מוסיקה לפני הכל היא עניין של טעם, לכן באירוע שיש בו מגוון של אנשים, חשוב שהמוזיקה תהייה כמה שיותר קונצנזוס, מאשר שכל הזמן תושמע מוסיקה שהיא לפי טעמם של קבוצת אנשים מסוימת.